Veelzijdig ERP systeem

Zoals ook in de eerste alinea beschreven is voorraadbeheer een belangrijke onderdeel van een ERP systeem. Inkoop gaat normaal gesproken vooraf aan voorraad. In het ERP selectieproces helpt het om de inkoop- en verkoopfuncties goed te bestuderen. Daarom lichten we beiden graag uit.

Inkoop

De mate waarin inkoopprocessen zijn geautomatiseerd verschilt sterk. ESKA Filtertechniek is een technische groothandel die het ERP systeem van Logic4 gebruikt. Grote klanten voeren zelf bestellingen in vanuit elke vestiging. Hier vloeien orders uit voor die gelijk worden klaargezet in het magazijn en snel onderweg zijn naar de klant. Zo hebben zij het gehele inkoopproces geautomatiseerd. Denk bij krachtige inkoopfuncties ook aan mogelijkheden voor het:

• Vastleggen en herleiden van gemaakte prijsafspraken;
• Splitsen van inkooporders in meerdere inkoopleveringen;
• Registreren van inkoopleveringen en retourzendingen.

Voorraad

Binnen een ERP systeem speelt voorraadbeheer een cruciale rol, omdat er zonder voorraad niks valt uit te leveren. Daarom is het belangrijk om op de hoogte te zijn van voorraden. Vragen die je jezelf kan stellen zijn: Op welke plekken is onze voorraadinformatie nodig? Wat zijn onze specifieke vereisten voor de voorraad? Het zijn zomaar twee vragen die kunnen opspelen zodra je aan de slag gaat met voorraadbeheer. Denk daarbij verder dan deze twee vragen alleen. Ga bijvoorbeeld na wat belangrijk is voor aspecten als voorraadoptimalisatie, voorraadhoogte en incourante artikelen. Daarnaast kan magazijninrichting een rol spelen en is barcode scanning iets om bij stil te staan.

Veel groothandels richten zich op B2B klanten. Deze klanten hebben vaak andere behoeften dan B2C klanten. Van oudsher ziet het verkoopproces er bij groothandels anders uit dan bij bedrijven met een B2C klantenfocus. Door de opkomst van B2B ecommerce is daarin wel wat veranderd, maar nog steeds zijn er verschillen tussen B2B en B2C webshops. Deze verschillen spelen ook een belangrijke rol bij de back office, oftewel het ERP systeem.

Meerdere groothandels maken gebruik van het ERP systeem van Logic4. Daarbij zijn er groothandels die werken met een klantportaal met afgeschermde prijzen. Deze prijzen worden zichtbaar zodra de klant over een eigen inlogaccount beschikt en is ingelogd. Een andere mogelijkheid is dat er met prijzen op aanvraag wordt gewerkt. En weer een andere mogelijkheid is prijzen die openbaar staan. Zo zijn er ook veel verschillen per groothandel. En mede daardoor wisselt het welke functies van het ERP systeem belangrijk zijn. Een tweetal functies wordt uitgelicht.

Afgeschermde informatie voor dealers

Een ERP systeem maakt het mogelijk om in een klantportaal rijke informatie af te schermen. Iets waar groothandels die leveren aan dealers veel profijt van kunnen hebben. Denk bij rijke informatie aan een catalogus, 3D bestanden, technische productinformatie en prijzen. Door deze informatie enkel te delen met dealers, kunnen zij de eindklanten beter bedienen. Tegelijkertijd wordt concurrentie niet in de kaart gespeeld. Overkoepelend kan nog steeds een volledig aanbod van artikelen worden getoond in het openbaar.

Offertes kunnen aanvragen

Bij groothandels zijn orders van B2B klanten vaak groter (dan orders van B2C klanten). Daarbij bestaat er al snel ruimte voor kortingen. In het verlengde ervan is er de functie voor offerte-aanvragen. Door middel van een ‘Stuur mij een offerte’ button kan ingespeeld worden op het verwerven van grote orders. Een opvolgend invulformulier geeft (potentiële) B2B klanten de kans om informatie te delen en te vragen naar kortingen. Bij aantrekkelijke kortingen worden orders sneller geplaatst. Dat maakt deze functie interessant voor veel groothandels.

Retailers zijn gefocust op B2C klanten, ook wel consumenten genoemd. Veel behoeften van consumenten zijn wezenlijk anders dan die van zakelijke klanten. Retail en detailhandel wordt vaak in één adem genoemd, al kan retail ook bestaan uit diensten naast tastbare artikelen. Wat retail en de detailhandel gelijk heeft is een of meerdere fysieke winkels, soms filialen genoemd. Functies binnen het ERP systeem van Logic4 bieden retailers de kans om op consumentbehoeften in te spelen. Opnieuw worden een tweetal functies als voorbeeld uitgelicht.

Product Informatie Management (PIM)

Product Informatie Management wordt ook wel een PIM-systeem genoemd. Digitale productinformatie wordt hierbij centraal opgeslagen. Deze informatie kan vervolgens voor meerdere doeleinden worden beheerd en ingezet. Bijvoorbeeld als basis voor de webshop, marketplaces, kassa, voorraad, CRM en meer. Een groot voordeel van PIM is dat het de efficiëntie verhoogt. Waar PIM is inbegrepen bij het ERP systeem van Logic4, hoeft dat niet bij elke vorm van ERP software het geval te zijn.

De multi-filiaal functie

Voor retailers met meerdere filialen is voor elk filiaal hetzelfde softwarepakket een uitkomst. Dit zorgt ervoor dat resultaten per filiaal makkelijker te vergelijken zijn met elkaar. De multi-filiaal functie biedt deze mogelijkheid. Per filiaal wordt er een aparte financiële administratie bijgehouden. Op die manier blijft deze belangrijke informatie gescheiden. Via stambestanden kan andere informatie worden gedeeld, denk aan informatie over debiteuren en artikelen.

Hoe beter je voor ogen hebt wat belangrijk is, hoe gemakkelijker een implementatie kan verlopen. Een goede voorbereiding helpt dus enorm. Daarom delen we enkele tips die een ERP implementatie in de beginfase (en het proces daarvoor) bevorderen.

• Focus op strategische meerwaarde
• Bepaal succesfactoren
• Communiceer open over je verwachtingen
• Creëer draagvlak
• Wijs een projectmanager aan
• Investeer in opleiding en training

Richting de eindfase van een ERP implementatie zijn er andere zaken die steeds belangrijker worden. Sommige hiervan spelen ook in de beginfase al een rol. Opnieuw sommen we enkele tips op die met name bij de eindfase van waarde zijn. De tips zijn:

• Werk naar realistische deadlines toe
• Vertrouw op de ervaring van je leverancier
• Blijf verbeteren na de livegang