ERP software... weet wat het is en waar je op moet letten

Veelzijdige ERP software

74,8% van de Nederlandse organisaties met minimaal vijftig medewerkers maakt gebruik van een Enterprise Resource Planning systeem (Suzanne Martens, Computable). Daarbij verlaagt ERP software de operationele kosten met 23% en administratieve kosten met 22% (Rajendra Roul, G2). Meerdere bronnen bronnen stellen dat de term ERP voor het eerst werd gebruikt in de jaren negentig. De voorloper van ERP gaat terug tot de jaren zestig. Het ging toen om software dat als hulpmiddel voor voorraadbeheer en kwaliteitscontrole werd ingezet (Piper Thomson, G2).

Kortom, ERP software is niet van vandaag of gisteren. ERP systemen kennen een rijke geschiedenis en de juiste systemen ontwikkelen zich nog elke dag verder door.

Inhoudsopgave

ERP – wat is het?

Wat is ERP?

ERP is de afkorting voor Enterprise Resource Planning. Alleen is ERP natuurlijk meer dan alleen een afkorting. TechTarget omschrijft ERP als: ‘software welke ontworpen is om de functies van kernbedrijfsprocessen zoals financiën, HR, logistiek en voorraadbeheer in één systeem te beheren en te integreren.’ (David Essex, TechTarget.com). Welke functies gaat het dan om? En welke processen? Op deze vragen wordt voortgeborduurd in het volgende onderdeel. Daarin wordt uiteen gezet welke ERP software onderdelen zoal bestaan, welke functies er onder meer zijn en welke processen erbij aan bod komen.

Welke ERP onderdelen zijn er?

Acht onderdelen worden door verreweg de meeste literatuurbronnen toegeschreven aan een ERP systeem. Deze staan hieronder opgesomd. Ernaast vind je drie onderdelen die niet (per se) onder ERP vallen. Wel zijn veel groothandels en retailers gebaat bij al deze elf onderdelen.

ERP onderdelen

  • Voorraad
  • Inkoop
  • Verkoop
  • Relatiebeheer (CRM)
  • Financiële administratie
  • Productie (MRP)
  • Service
  • HR

Extra software-onderdelen

  • Artikelbeheer / Product Informatie Management (PIM)
  • Kassa / Point of Sale
  • E-commerce

Alle elf de onderdelen zijn vertegenwoordigd in de alles-in-één webshop & bedrijfssoftware van Logic4.

Voordelen en nadelen van ERP

Nu de onderdelen van ERP software bekend zijn, ben je vast nieuwsgierig naar welke voordelen en nadelen ERP heeft. Als groothandel of retailer wil je natuurlijk met software werken die goed aansluit bij jouw back office en bedrijfsprocessen. We beginnen met een opsomming van de 6 grootste voordelen.

De 6 grootste voordelen van ERP:

  • Alle informatie op één centrale plek
  • Kostenbesparing
  • Voorsprong op concurrentie
  • Meer efficiëntie
  • Meer consistentie
  • Verbeterde communicatie

Naast voordelen kan ERP software ook nadelen hebben. Deze zijn zeker te overbruggen, maar het is wel goed om er bewust van te zijn. Opnieuw vind je een opsomming, ditmaal van nadelen.

6 te overbruggen nadelen:

  • Afhankelijkheid van één systeem?
  • Investeringskosten
  • Modules door verschillende programmeurs
  • Benodigde ERP implementatie-uren
  • Migratie bestaande data is een uitdaging
  • Weerstand bij verandering
erp-software-02

Waar let je op bij ERP selectie?

ERP selectie aandachtspunten

Wanneer je gegrond een goede keuze wilt maken voor ERP, dan laat je je goed informeren. Het is verstandig om meerdere afdelingen en medewerkers erbij te betrekken. Zo werk je aan draagvlak voor het moment waarop met het systeem gewerkt gaat worden. Vergeet ook vaste leveranciers en andere derde partijen niet. Het zou jammer zijn als je tijdens het selectieproces zaken vergeet die voor jouw handelsbedrijf erg belangrijk zijn. Hieronder enkele aandachtspunten waar je aan kan denken bij het ERP selectieproces.

5 aandachtspunten

  • Ga na of de ERP software aansluit bij de gewenste branche(s)
  • Leg bekende uitdagingen naast ERP software functionaliteiten
  • Ontdek of benodigde integraties beschikbaar zijn dan wel alternatieven
  • Kom erachter welke mogelijkheden er zijn om op te schalen
  • Maak een inschatting van de verwachte tijd voor implementatie

De keuze voor een ERP systeem gaat vaak gepaard met een websitemigratie. 30 zaken die je bij een websitemigratie niet wilt vergeten lees je terug in onderstaande blog.

ERP onderdeel Inkoop

Zoals ook in de eerste alinea beschreven is voorraadbeheer een belangrijke onderdeel van ERP software. Inkoop gaat normaal gesproken vooraf aan voorraad. In het ERP selectieproces helpt het om de inkoop- en verkoopfuncties goed te bestuderen. Daarom lichten we beiden graag uit.

Inkoop

De mate waarin inkoopprocessen zijn geautomatiseerd verschilt sterk. ESKA Filtertechniek is een technische groothandel die de ERP software van Logic4 gebruikt. Grote klanten voeren zelf bestellingen in vanuit elke vestiging. Hier vloeien orders uit voor die gelijk worden klaargezet in het magazijn en snel onderweg zijn naar de klant. Zo hebben zij het gehele inkoopproces geautomatiseerd. Denk bij krachtige inkoopfuncties ook aan mogelijkheden voor:

  • Het vastleggen en herleiden van gemaakte prijsafspraken;
  • Het splitsen van inkooporders in meerdere inkoopleveringen;
  • Het registreren van inkoopleveringen en retourzendingen.

Nou kan je met nog veel meer zaken rekening houden wanneer het gaat om inkoop. Bekijk bijvoorbeeld ook eens deze 8 nuttige inkoop kenmerken (Tom Miller, ERP Focus).

ERP onderdeel Voorraad

Voorraad

Binnen ERP software speelt voorraadbeheer een cruciale rol. Zonder voorraad valt er niks uit te leveren. Daarom is het belangrijk om op de hoogte te zijn van voorraden. Vragen die je jezelf kan stellen zijn: Op welke plekken is onze voorraadinformatie nodig? Wat zijn onze specifieke vereisten voor de voorraad? Het zijn zomaar twee vragen die kunnen opspelen zodra je aan de slag gaat met voorraadbeheer. Denk daarbij verder dan deze twee vragen alleen. Ga bijvoorbeeld na wat belangrijk is voor aspecten als voorraadoptimalisatie, voorraadhoogte en incourante artikelen. Daarnaast kan magazijninrichting een rol spelen en is barcode scanning iets om bij stil te staan.

Meer over voorraad, dan wel een warehouse management system, lees je terug bij 45 WMS selectie tips (Kathryn Beeson, Explore WMS).

erp-software-03

ERP toepassingen

ERP toepassingen

ERP software bestaat er voor uiteenlopende organisaties in verschillende branches. Daarbinnen zijn er bedrijven die zich richten op Business-to-business (B2B) klanten, op Business-to-consumer (B2C) klanten of op beiden. Veel van deze bedrijven kenmerken zich als groothandels of retailers. Wat ERP software voor deze twee bedrijfstypen kan betekenen gaan we dieper op in.

Groothandels

Veel groothandels richten zich op B2B klanten. Deze klanten hebben vaak andere behoeften dan B2C klanten. Van oudsher ziet het verkoopproces er bij groothandels anders uit dan bij bedrijven met een B2C klantenfocus. Door de opkomst van B2B ecommerce is daarin wel wat veranderd, maar nog steeds zijn er verschillen tussen B2B en B2C webshops. Deze verschillen spelen ook een belangrijke rol bij de back office, oftewel de ERP software.

Meerdere groothandels maken gebruik van de ERP software van Logic4. Daarbij zijn er groothandels die werken met een klantportaal met afgeschermde prijzen. Deze prijzen worden zichtbaar zodra de klant over een eigen inlogaccount beschikt en is ingelogd. Een andere mogelijkheid is dat er met prijzen op aanvraag wordt gewerkt. En weer een andere mogelijkheid is prijzen die openbaar staan. Zo zijn er ook veel verschillen per groothandel. En mede daardoor wisselt het welke functies van ERP software belangrijk zijn. Een tweetal functies wordt uitgelicht.

Afgeschermde informatie voor dealers

ERP software maakt het mogelijk om in een klantportaal rijke informatie af te schermen. Iets waar groothandels die leveren aan dealers veel profijt van kunnen hebben. Denk bij rijke informatie aan een catalogus, 3D bestanden, technische productinformatie en prijzen. Door deze informatie enkel te delen met dealers, kunnen zij de eindklanten beter bedienen. Tegelijkertijd wordt concurrentie niet in de kaart gespeeld. Overkoepelend kan nog steeds een volledig aanbod van artikelen worden getoond in het openbaar.

Offertes kunnen aanvragen

Bij groothandels zijn orders van B2B klanten vaak groter (dan orders van B2C klanten). Daarbij bestaat er al snel ruimte voor kortingen. In het verlengde ervan is er de functie voor offerte-aanvragen. Door middel van een ‘Stuur mij een offerte’ button kan ingespeeld worden op het verwerven van grote orders. Een opvolgend invulformulier geeft (potentiële) B2B klanten de kans om informatie te delen en te vragen naar kortingen. Bij aantrekkelijke kortingen worden orders sneller geplaatst. Dat maakt deze functie interessant voor veel groothandels.

Retailers

Retailers zijn gefocust op B2C klanten, ook wel consumenten genoemd. Veel behoeften van consumenten zijn wezenlijk anders dan die van zakelijke klanten. Retail en detailhandel wordt vaak in één adem genoemd, al kan retail ook bestaan uit diensten naast tastbare artikelen. Wat retail en de detailhandel gelijk heeft is een of meerdere fysieke winkels, soms filialen genoemd. Functies binnen de ERP software van Logic4 bieden retailers de kans om op consumentbehoeften in te spelen. Opnieuw worden een tweetal functies als voorbeeld uitgelicht.

Product Informatie Management (PIM)

Product Informatie Management wordt ook wel een PIM-systeem genoemd. Digitale productinformatie wordt hierbij centraal opgeslagen. Deze informatie kan vervolgens voor meerdere doeleinden worden beheert en ingezet. Bijvoorbeeld als basis voor de webshop, marketplaces, kassa, voorraad, CRM en meer. Een groot voordeel van PIM is dat het de efficiëntie verhoogd. Waar PIM is inbegrepen bij de ERP software van Logic4, hoeft dat niet bij elke vorm van ERP software het geval te zijn.

De multi-filiaal functie

Voor retailers met meerdere filialen is voor elk filiaal hetzelfde softwarepakket een uitkomst. Dit zorgt ervoor dat resultaten per filiaal makkelijker te vergelijken zijn met elkaar. De multi-filiaal functie biedt deze mogelijkheid. Per filiaal wordt er een aparte financiële administratie bijgehouden. Op die manier blijft deze belangrijke informatie gescheiden. Via stambestanden kan andere informatie worden gedeeld, denk aan informatie over debiteuren en artikelen.

erp-software-07

ERP implementatie

Van oriëntatie naar ERP implementatie

Overstappen op nieuwe software is natuurlijk een grote stap. Je zoekt allerlei informatie, doet onderzoek naar mogelijke leveranciers, probeert meerdere demo’s en bezoekt misschien zelfs een referentie. Alles met als doel om een goede keuze voor software te kunnen maken. Hiervoor wil je ook meer weten over de implementatie van ERP software. De implementatie verloopt over een langere periode. Daarom kan je ook wel spreken van een beginfase en een eindfase. Hieronder lichten we enkele zaken uit waar rekening mee kan worden gehouden bij de implementatiefase in het begin en aan het einde.

“Onboarding stopt nooit. Onboarding is iedereens taak en gebruikers aan de slag krijgen is slechts een stukje van de puzzel.”
Intercom on Onboarding

ERP implementatie beginfase

Hoe beter je voor ogen hebt wat belangrijk is, hoe gemakkelijker een implementatie kan verlopen. Een goede voorbereiding helpt dus enorm. Graag delen we enkele tips die een ERP implementatie in de beginfase (en het proces daarvoor) bevorderen.

  • Focus op strategische meerwaarde
  • Bepaal succesfactoren
  • Communiceer open over je verwachtingen
  • Creëer draagvlak
  • Wijs een projectmanager aan
  • Investeer in opleiding en training

ERP implementatie eindfase

Richting de eindfase van een ERP implementatie zijn er andere zaken die steeds belangrijker worden. Sommige hiervan spelen ook in de beginfase al een rol. Opnieuw sommen we enkele tips op die met name bij de eindfase van waarde zijn. De tips zijn:

  • Werk naar realistische deadlines toe
  • Vertrouw op de ervaring van je leverancier
  • Blijf verbeteren na de livegang

Zoek door onze site
Demo aanvragen