Voorraadbeheersysteem en ERP software voor handelsbedrijven | Logic 4

Optimaal voorraadbeheer

Het voorraadbeheersysteem heeft een belangrijke functie binnen ERP software voor handelsbedrijven. Zonder voorraad kan immers geen order worden uitgeleverd. Wil je gebruik maken van automatische besteladviezen, dan dient de voorraadstatus te kloppen. Een negatieve voorraad, wat vaak ontstaat door onjuist afboeken, helpt zeker niet mee.

Inhoudsopgave

Voorraadbeheersysteem – wat is het?

infographic-beter-voorraadbeheer-uitgelicht

Voorraadbeheersysteem – wat is het?

Voorraadbeheer, ook wel warehouse management genoemd, omvat alles rondom ingaande & uitgaande goederenstromen en de hoeveelheid & locatie van opgeslagen producten in jouw magazijn. Het voorraadbeheersysteem heeft een belangrijke functie binnen ERP software voor handelsbedrijven. Zonder voorraad kan immers geen order worden uitgeleverd. Wil je gebruik maken van automatische besteladviezen, dan dient de voorraadstatus te kloppen. Een negatieve voorraad, die vaak ontstaat door onjuist afboeken, helpt zeker niet mee.

Wat zijn de voordelen van een voorraadsysteem?

Net zoals het geldt voor veel andere bedrijfsprocessen, maakt automatisering voorraadbeheer eveneens een stuk sneller, gemakkelijker en efficiënter. Een voorraadbeheersysteem, of warehouse management systeem, is dan ook niet meer weg te denken bij groothandels en detailhandels die serieus willen groeien. Voorwaarde hierbij is wel dat alle onderdelen van jouw voorraadbeheer zijn opgenomen in één centraal systeem – bij voorkeur volledig geïntegreerd met andere bedrijfsonderdelen zoals inkoop, artikelbeheer, orderverwerking, boekhouding, webshop en meer.

Inzicht en analyse

Een belangrijk voordeel van een goed ingericht – en goed gebruikt – voorraadsysteem is het gemak waarmee je informatie vindt over jouw actuele voorraad. Naast een betrouwbaar inzicht in je eigen voorraad, voorraad in consignatie en drop-shipping voorraad bij de leverancier, kun je met deze software ook berekenen hoeveel incourante voorraad en veiligheidsvoorraad in het magazijn staat. En waar ieder artikel zich exact bevindt. Artikelen die wel op voorraad zijn, maar die weinig of helemaal niet verkopen, vormen de incourante voorraad. Incourante voorraad kan ontstaan door een slechte verkoopprognose; het verkeerd inschatten van de vraag vanuit de markt, waaronder het begin en het einde van de productlevenscyclus. Maar ook problemen bij de leverancier, wisselende levertijden en te weinig inzicht in de eigen logistieke gegevens kunnen de incourante voorraad in jouw magazijn omhoog stuwen.

Inventariseren en controleren

Het gebruik van barcodescanners (RF scanners) bij inventarisatie, controle van binnenkomende goederen en orderpicking heeft ontzettend veel voordelen ten opzichte van handmatige telling en controle. Let wel op of het systeem waarmee je wilt gaan werken een ingebouwde functie voor barcodescanning heeft, zodat je niet weer met losse koppelingen moet werken. Met een voorraadbeheersysteem met barcodescanning hoeven jouw medewerkers niet meer handmatig informatie in het systeem op te zoeken of in te voeren. Daardoor wordt de kans op fouten sterk gereduceerd en kunnen ze veel sneller werken.

Voorspellen

Een meer geavanceerd systeem helpt je niet alleen bij het bepalen van de handigste looproutes in het magazijn. Het bepaalt daarnaast wat de meest voordelige locatie is om artikelen op te slaan (hardlopende producten kunnen beter vooraan in het magazijn opgeslagen worden, langzaam lopende producten beter verder naar achteren). Verder kan het de optimale veiligheidsvoorraad bepalen op basis van het gewenste serviceniveau. En ten slotte voorspelt het de vraag naar bepaalde artikelen aan de hand van onder andere de omloopsnelheid – waardoor er weer slimmer ingekocht kan worden.

Wat zijn kernfuncties van een voorraadbeheersysteem?

Een voorraadbeheersysteem heeft meerdere kernfuncties. Het spreekt voor zich dat je kan zien wat er op de plank ligt, wat in het warehouse en waar. Waarschijnlijk wil je ook voorraadmutaties kunnen verklaren. Daarom is het belangrijk dat het systeem inzicht geeft in lopende zendingen en leveringen. Vergeet ook voorraadwaardering niet. De voorraadbeheer module van Logic4 bedrijfssoftware werkt hiervoor met vaste verrekenprijzen (VVP). Dit zijn schattingen van de gemiddelde inkoopprijs en inkoopkosten voor een komende periode.

Voorraadoptimalisatie - wat houdt het in?

Voorraadoptimalisatie - wat houdt het in?

Voorraadoptimalisatie is een breed begrip. Artikelen die veel worden verkocht wil je voldoende op voorraad hebben. Dit vraagt om meer ruimte aan opslag in de winkel en het warehouse, dan voor de artikelen die minder verkopen. De omloopsnelheid is hierbij een handig hulpmiddel. Omloopsnelheid geeft aan hoe lang voorraden in het magazijn liggen opgeslagen. Het staat voor de kostprijs van verkopen over een periode gedeeld door de waarde van het aantal op voorraad of het op voorraad gemiddelde. Wanneer je omloopsnelheden in beeld hebt kan je effectiever met voorraadoptimalisatie aan de slag gaan. Dit kan per artikel, artikelgroep en/of per business unit. Let er wel op dat wanneer je de voorraad gaat optimaliseren dit ook matcht met de bedrijfsplanning.

Welke voorraadhoogte is gewenst?

Voorraadbehoeften verschillen. Laat meerdere afdelingen samen de voorraadhoogtes bepalen. Gezamenlijk hebben verkoop, inkoop en logistiek vaak een beter beeld bij de juiste voorraadhoogtes. Het is slim om per artikel en artikelgroep de voorraadhoogtes vast te stellen. Ga na of er patronen zijn te ontdekken op de korte en lange termijn en houd tevens rekening met een veiligheidsvoorraad.

Een ruime buffer zorgt ervoor dat je nooit klanten teleur hoeft te stellen vanwege een stock-out. Daarnaast zijn de pakketkortingen en tijdsbesparing qua administratie aantrekkelijk wanneer je groot inkoopt. Maar een grote veiligheidsvoorraad brengt ook kosten met zich mee op het gebied van ruimte, rente en risico. Een lage veiligheidsvoorraad is echter ook niet ideaal. De kans dat je niet kunt voldoen aan de klantvraag is groter en de lege schappen in je magazijn kosten alsnog geld.

Wat is de optimale magazijninrichting?

Functioneert je voorraadsysteem goed, dan helpt dit bij de magazijninrichting. Vaak wordt gekeken naar de omloopsnelheid van de artikelen. Hierbij is de ABC-methode, gebaseerd op meest verkocht naar een-na-meest verkocht naar minst verkocht, populair. Maar er is meer dan omloopsnelheid alleen. Denk ook praktisch aan het aantal pallets per artikel. Zijn meer dan tien pallets op voorraad nodig, dan heeft diepstapeling de voorkeur boven palletstellingen. Diepstappeling gaat over kanalen met meerdere pallets achter elkaar. Vergeet ook gangbreedte niet. Hoe smaller de gangen, hoe groter de opslagcapaciteit van een magazijn.

Voorraadbeheer - welk programma past bij ons?

Welk voorraadbeheer programma past bij ons?

Een voorraadbeheer programma is er natuurlijk niet alleen om voorraden bij te houden. Goede systemen bieden ook ondersteuning bij orderpicking. Denk bijvoorbeeld aan pickbonnen en het herleiden van locaties waar artikelen zich bevinden. Denk aan meldingen bij minimale voorraden. Vergeet ook unieke serienummers niet. Unieke serienummers helpen je om overzicht te houden over grote aantallen artikelen.

“We hebben een assortiment van enkele tienduizenden artikelen. Eerder moesten we de productinformatie op 2 of 3 plekken bijhouden. Nu nog maar op één plek.”

Rekening houden met formaten

Hoe groot zijn de producten die je verkoopt en hoeveel ruimte nemen ze in? Dit is van belang wanneer je aan de slag gaat met de optimale veiligheidsvoorraad. Gaat het om duizenden plakbandrollen of opbergkastjes met drie lades. Deze informatie is van groot belang, omdat er een groot verschil zit in de ruimte die in beslag wordt genomen.

Inkoop optimaliseren

De bekendste manier om de optimale bestelhoeveelheid te bepalen is de Formule van Camp (ook wel Economic Order Quantity genoemd). Deze formule berekent de optimale verhouding tussen de bestelkosten en voorraadkosten. Nadelen van deze methode zijn de aannames dat o.a. vraag en levertijden vaststaan. Beter dan een standaardformule is analyse van je eigen inkoopcijfers over een langere tijdsperiode. Maak gebruik van het automatische inkoopadvies als jouw ERP systeem dat biedt. Deze kan wél rekening houden met minimale bestelhoeveelheden en prijsafspraken.

Producten labellen

Fouten in de voorraadtelling of bij orderpicken wil je het liefst voorkomen. Dit kan door je producten te labelen. Geef elk product, rek of schap een uniforme code en voorzie ze van een sticker met barcode en een foto. Leg deze informatie vast in je WMS of OMS en je zult zien dat het maken van fouten wordt teruggedrongen. Van ontvangst tot verzending, alles zal nu duidelijk in beeld zijn.

Dropshipment

Alles op voorraad moeten hebben? Dat is onnodig en vaak onmogelijk. Het is niet de bedoeling dat de winst van de goedlopende producten verdwijnt door het verlies van de slow-movers. Wanneer je de slow-movers wilt behouden, verhoog dan de prijs. Het is natuurlijk ook mogelijk om artikelen vanuit de producent of importeur direct te versturen naar de klant. Dan is sprake van dropshipment, ook wel bekend als dropshipping.

Barcodescanning

Pickbonnen zijn niet meer weg te denken. Hoe het orderpickproces nog sneller en accurater kan verlopen? Denk eens na over barcode scanners. Scanners verlagen het aantal bestellingen met een foutief product van gemiddeld 2% naar 0,1%.

Hoe helpt een ERP systeem?

erp-software-07

Hoe helpt een ERP systeem?

Wil je jouw voorraadbeheer programma beter onder controle krijgen? Dan ben je gebaat bij krachtige software. Alles-in-één webshop en ERP brengt je logistieke processen naar een hoger niveau. Met Logic4 beheer je alles rondom voorraad, inkoop en verkoop via één centrale plek. Zo werk je veel sneller, gemakkelijker en efficiënter. Kom erachter hoe het werkt via een persoonlijke demo of vraag direct een vrijblijvende offerte aan!

Gratis Demo    Vrijblijvende offerte

“Alles wat in het systeem staat, staat ook op de webshop. Het is realtime gekoppeld, dus de voorraad gaat ook netjes mee.”Tim Schimmel, Managing director Rofra Home
Zoek door onze site
Demo aanvragen