Optimaal voorraadbeheer

Net zoals het geldt voor veel andere bedrijfsprocessen, maakt automatisering voorraadbeheer eveneens een stuk sneller, gemakkelijker en efficiënter. Een voorraadbeheersysteem, of warehouse management systeem, is dan ook niet meer weg te denken bij groothandels en detailhandels die serieus willen groeien. Voorwaarde hierbij is wel dat alle onderdelen van jouw voorraadbeheer zijn opgenomen in één centraal systeem – bij voorkeur volledig geïntegreerd met andere bedrijfsonderdelen zoals inkoop, artikelbeheer, orderverwerking, boekhouding, webshop en meer.

Inzicht en analyse

Een belangrijk voordeel van een goed ingericht – en goed gebruikt – voorraadsysteem is het gemak waarmee je informatie vindt over jouw actuele voorraad. Naast een betrouwbaar inzicht in je eigen voorraad, voorraad in consignatie en drop-shipping voorraad bij de leverancier, kun je met deze software ook berekenen hoeveel incourante voorraad en veiligheidsvoorraad in het magazijn staat. En waar ieder artikel zich exact bevindt. Artikelen die wel op voorraad zijn, maar die weinig of helemaal niet verkopen, vormen de incourante voorraad. Incourante voorraad kan ontstaan door een slechte verkoopprognose; het verkeerd inschatten van de vraag vanuit de markt, waaronder het begin en het einde van de productlevenscyclus. Maar ook problemen bij de leverancier, wisselende levertijden en te weinig inzicht in de eigen logistieke gegevens kunnen de incourante voorraad in jouw magazijn omhoog stuwen.

Inventariseren en controleren

Het gebruik van barcodescanners (RF scanners) bij inventarisatie, controle van binnenkomende goederen en orderpicking heeft ontzettend veel voordelen ten opzichte van handmatige telling en controle. Let wel op of het systeem waarmee je wilt gaan werken een ingebouwde functie voor barcodescanning heeft, zodat je niet weer met losse koppelingen moet werken. Met een voorraadbeheersysteem met barcodescanning hoeven jouw medewerkers niet meer handmatig informatie in het systeem op te zoeken of in te voeren. Daardoor wordt de kans op fouten sterk gereduceerd en kunnen ze veel sneller werken.

Voorspellen

Een meer geavanceerd systeem helpt je niet alleen bij het bepalen van de handigste looproutes in het magazijn. Het bepaalt daarnaast wat de meest voordelige locatie is om artikelen op te slaan (hardlopende producten kunnen beter vooraan in het magazijn opgeslagen worden, langzaam lopende producten beter verder naar achteren). Verder kan het de optimale veiligheidsvoorraad bepalen op basis van het gewenste serviceniveau. En ten slotte voorspelt het de vraag naar bepaalde artikelen aan de hand van onder andere de omloopsnelheid – waardoor er weer slimmer ingekocht kan worden.

Een voorraadbeheersysteem heeft meerdere kernfuncties. Het spreekt voor zich dat je kan zien wat er op de plank ligt, wat in het warehouse en waar. Waarschijnlijk wil je ook voorraadmutaties kunnen verklaren. Daarom is het belangrijk dat het systeem inzicht geeft in lopende zendingen en leveringen. Vergeet ook voorraadwaardering niet. De voorraadbeheer module van Logic4 bedrijfssoftware werkt hiervoor met vaste verrekenprijzen (VVP). Dit zijn schattingen van de gemiddelde inkoopprijs en inkoopkosten voor een komende periode.

Voorraadbehoeften verschillen. Laat meerdere afdelingen samen de voorraadhoogtes bepalen. Gezamenlijk hebben verkoop, inkoop en logistiek vaak een beter beeld bij de juiste voorraadhoogtes. Het is slim om per artikel en artikelgroep de voorraadhoogtes vast te stellen. Ga na of er patronen zijn te ontdekken op de korte en lange termijn en houd tevens rekening met een veiligheidsvoorraad.

Een ruime buffer zorgt ervoor dat je nooit klanten teleur hoeft te stellen vanwege een stock-out. Daarnaast zijn de pakketkortingen en tijdsbesparing qua administratie aantrekkelijk wanneer je groot inkoopt. Maar een grote veiligheidsvoorraad brengt ook kosten met zich mee op het gebied van ruimte, rente en risico. Een lage veiligheidsvoorraad is echter ook niet ideaal. De kans dat je niet kunt voldoen aan de klantvraag is groter en de lege schappen in je magazijn kosten alsnog geld.

Functioneert je voorraadsysteem goed, dan helpt dit bij de magazijninrichting. Vaak wordt gekeken naar de omloopsnelheid van de artikelen. Hierbij is de ABC-methode, gebaseerd op meest verkocht naar een-na-meest verkocht naar minst verkocht, populair. Maar er is meer dan omloopsnelheid alleen. Denk ook praktisch aan het aantal pallets per artikel. Zijn meer dan tien pallets op voorraad nodig, dan heeft diepstapeling de voorkeur boven palletstellingen. Diepstappeling gaat over kanalen met meerdere pallets achter elkaar. Vergeet ook gangbreedte niet. Hoe smaller de gangen, hoe groter de opslagcapaciteit van een magazijn.

Hoe groot zijn de producten die je verkoopt en hoeveel ruimte nemen ze in? Dit is van belang wanneer je aan de slag gaat met de optimale veiligheidsvoorraad. Gaat het om duizenden plakbandrollen of opbergkastjes met drie lades. Deze informatie is van groot belang, omdat er een groot verschil zit in de ruimte die in beslag wordt genomen.

De bekendste manier om de optimale bestelhoeveelheid te bepalen is de Formule van Camp (ook wel Economic Order Quantity genoemd). Deze formule berekent de optimale verhouding tussen de bestelkosten en voorraadkosten. Nadelen van deze methode zijn de aannames dat o.a. vraag en levertijden vaststaan. Beter dan een standaardformule is analyse van je eigen inkoopcijfers over een langere tijdsperiode. Maak gebruik van het automatische inkoopadvies als jouw ERP systeem dat biedt. Deze kan wél rekening houden met minimale bestelhoeveelheden en prijsafspraken.

Fouten in de voorraadtelling of bij orderpicken wil je het liefst voorkomen. Dit kan door je producten te labelen. Geef elk product, rek of schap een uniforme code en voorzie ze van een sticker met barcode en een foto. Leg deze informatie vast in je WMS of OMS en je zult zien dat het maken van fouten wordt teruggedrongen. Van ontvangst tot verzending, alles zal nu duidelijk in beeld zijn.

Alles op voorraad moeten hebben? Dat is onnodig en vaak onmogelijk. Het is niet de bedoeling dat de winst van de goedlopende producten verdwijnt door het verlies van de slow-movers. Wanneer je de slow-movers wilt behouden, verhoog dan de prijs. Het is natuurlijk ook mogelijk om artikelen vanuit de producent of importeur direct te versturen naar de klant. Dan is sprake van dropshipment, ook wel bekend als dropshipping.

Pickbonnen zijn niet meer weg te denken. Hoe het orderpickproces nog sneller en accurater kan verlopen? Denk eens na over barcode scanners. Scanners verlagen het aantal bestellingen met een foutief product van gemiddeld 2% naar 0,1%.