Een krachtig ordersysteem helpt groothandels en retailers om efficiënter te werken. Zo zorgt een soepele flow in orders voor (meer) klanttevredenheid en lange termijn klanten. Alleen wat is een ordersysteem nou precies? En welke functies vergemakkelijken het orderproces van handelsbedrijven? Lees snel meer.
“88% van de bedrijven vertrouwt op verouderde methoden voor orderbeheer.”
Perficient
“85% van de retailers heeft digitaliseringsprocessen niet voltooid die nodig zijn voor volledige controle over de supply chain.”
Gravity Supply Chain
In dit blog komt naar voren wat een ordersysteem is. Vervolgens worden 4 functies van een ordersysteem toegelicht. Veel groothandels en retailers profiteren reeds van deze functies om orders snel en accuraat op te kunnen volgen.
De 4 ordersysteem functies zijn:
Een ordersysteem wordt ook wel Order Management Systeem (OMS) genoemd. Het is een digitale manier om de levenscyclus van een order te beheren. Het volgt alle informatie en processen, inclusief orderinvoer, voorraadbeheer, fulfilment en after-sales service (IBM).
Veel orderprocessen starten bij de aanvraag van een offerte. Bij eerste aanvragen ontbreken vaak gegevens. Denk bijvoorbeeld aan leveringsadres, factuuradres en betaalmethode. Het is dan belangrijk om deze gegevens aan te vullen en de order zo compleet mogelijk te maken. Zodra een klant vaker offertes aanvraagt, kunnen bestaande gegevens worden hergebruikt. In Logic4 wordt hiervoor gewerkt met de offertefunctionaliteit, ook wel het offertescherm genoemd. In dit scherm bestaat de functie ‘Maak order’. Deze functie maakt het mogelijk om met enkele muisklikken van een offerte direct een verkooporder te maken. Hierbij is het bovendien mogelijk om automatisch de status van de offerte aan te laten passen. De ‘Maak order’ functie is erg populair en een hoop klanten van Logic4 hebben erdoor al veel tijd kunnen besparen.
Zodra een verkooporder gereed is volgt het proces van uitlevering. Bij uitleveren spreken we over het proces waarbij orders worden gepickt en naar een andere plek in het magazijn gaan. Op deze plek zijn de orders in afwachting van het laatste transport naar de klant. Nou kan het uitleveren van orders een tijdrovende bezigheid zijn. Gelukkig bestaat er de mogelijkheid om batches aan te maken. Dit maakt het mogelijk om meerdere orders tegelijk uit te leveren. Nou zijn er belangrijke voorwaarden om uit te kunnen leveren. Denk aan het aanwezig zijn van voldoende voorraad en/of het akkoord op de betaling. In Logic4 kunnen orderregels een witte, groene of rode kleur hebben. Hiermee wordt aangegeven of een order gereed is voor uitlevering, al uitgeleverd is of nog niet kan worden uitgeleverd.
Bij verkooporders met hoge orderwaardes wil je als groothandel of retailer graag verzekerd zijn van een aanbetaling. Deze orders noemen we ook wel aanbetalingsorders. Aanbetalingsorders hebben als voordeel dat de aanbetaling geregistreerd wordt, waardoor verwerking en uitlevering van de order alvast kan plaatsvinden. Ook kan de klant op voorhand een factuur ontvangen met betrekking tot het deel waarvoor de aanbetaling is gedaan. Soms kan het lastig zijn om klanten om een aanbetaling te vragen. Enkele handige tips zijn betrouwbaarheid uitstralen via positieve verhalen van bestaande klanten op je site, het verschaffen van korting bij een aanbetaling en telefonisch in contact blijven (Larry Alton, Business.com).
Te weinig voorraad en hierdoor klanten moeten teleurstellen is een situatie die je liever vermijdt. De functie voor inkooporderadviezen komt dan goed van pas. Deze functie maakt het mogelijk om inkooporders te genereren op basis van bestaande en openstaande verkooporders. Voor het aantal te bestellen artikelen wordt dan onderliggend rekening gehouden met meerdere factoren. Denk aan het aantal artikelen dat besteld is in de verkooporder, het aantal dat nog op voorraad is, het aantal gereserveerd of gefactureerd én het aantal dat reeds in een inkooporder staat. De functie voor inkooporderadviezen helpt je om de minimale voorraadgrenzen te bewaken. Vervolgens maakt voldoende voorraad het natuurlijk mogelijk om vele klanten zo goed mogelijk te helpen bij bestellingen.
“Meer dan de helft van de groothandels (52%) geeft aan dat meer dan de helft van de omzet afkomstig is van lange termijn klanten.”
PYMNTS.com
“Succesvolle retailers in dit decennium vertrouwen niet op kortingen; ze richten zich op het gemak van hun klanten.”
ARA
Nu je enkele functies van een ordersysteem kent, begrijp je vast hoe waardevol het is voor handelsbedrijven. Het ordersysteem speelt dan ook een belangrijke rol binnen de alles-in-één webshop & bedrijfssoftware van Logic4. Bovendien is het direct verbonden aan vele, andere functionaliteiten waar je als groothandel of retailer vaak mee te maken hebt. Denk aan voorraadbeheer, artikelbeheer en de financiële administratie. Meer gevoel krijgen bij het ordersysteem en meer functies van de software? Vraag gratis een persoonlijke demo aan of ontvang een vrijblijvende offerte.
Blijf altijd op de hoogte van ons laatste nieuws!
Hoe jouw handelsbedrijf elk orderproces versterkt? Deel je situatie. We denken graag mee over hoe alles-in-één webshop & ERP inspeelt op jouw orderprocessen.
