Een IT contract: waar moet je op letten?

IT contracten: end-of-life, waar moet je op letten?

Wanneer vervang jij je bedrijfssoftware?
In geval van end-of-life? Bij een aflopend contract? Start op tijd!
Wanneer vervang jij je bedrijfssoftware?
Raimond Oude Egbrink
Raimond Oude Egbrink
29 nov 2022

Het IT contract dat je ooit hebt afgesloten is niet meer actueel voor jouw situatie of biedt niet de juiste functionaliteiten voor de toekomst. Je bent niet tevreden over je huidige bedrijfssoftware. Zo kunnen er allerlei redenen zijn om een overstap naar nieuwe bedrijfssoftware te overwegen:

  • je huidige bedrijfssoftware werkt ineffeciënt en tijdrovend;
  • je huidige bedrijfssoftware is niet stabiel;
  • je bedrijfssoftware is end-of-life of legacy;
  • de ondersteuning (servicedesk) vanuit de softwareaanbieder is ondermaats;
  • de softwarekosten zijn te hoog.

Overstappen op nieuwe software en een nieuw IT contract kan een uitdaging zijn. Neem bijvoorbeeld de datamigratie naar het nieuwe softwarepakket. Of het feit dat je je vertrouwde dagelijkse routine moet inruilen voor een sprong in het diepe. Vraag jezelf dan altijd af: Waar sta ik nu? Waar wil ik naartoe en wat heb ik daarvoor nodig? Een handig hulpmiddel is het opstellen van een korte businesscase.

In bepaalde gevallen kan een softwarewijziging zelfs noodzakelijk zijn, zoals bij end-of-life.

Wat betekent end-of-life voor een IT contract?

End-of-life is het moment waarop de aanbieder stopt met de ontwikkeling en service van het product. Dit kan het stopzetten van technische ondersteuning, upgrades, bug fixes en vooral beveiligingsoplossingen omvatten. Soms is dit vastgelegd in een Fixed Lifecycle Police, neem bijvoorbeeld Dynamics NAV 2016. Of lees onze eerdere blog over het stoppen van Magento 1. We spreken regelmatig bedrijven in end-of-life situaties. Wat we vaak horen is dat het huidige softwaresysteem belangrijk is voor de business, al jaren soepel werkt en waarom zou je iets vervangen dat nog betrouwbaar werkt? Tot het moment dat er serieus iets misgaat. Wanneer je dan nog op zoek moet naar nieuwe software, ben je echt te laat.

“Als een organisatie een legacy systeem gebruikt, dan doet het dat op eigen risico. Met goede IT-faciliteiten is dat nog wel een poosje mogelijk, maar het houdt natuurlijk een keer op: dan worden de risico’s en de beperkingen te groot.
www.ictportal.nl

Wat zijn de risico’s van end-of-life?

Er zijn allerlei risico’s bij end-of-life. Welke dat zijn lees je hieronder.

Bedrijfsonderbreking

Je kunt in een situatie komen waarin een kritieke webtoepassing nog werkt, maar de webbrowser de oude codering die de webtoepassing gebruikt, niet langer ondersteunt. Deze risico’s kunnen zelfs leiden tot bedrijfsonderbreking.

Cyberveiligheidsrisico’s

Je leest dagelijks over cyberaanvallen en datalekken in de media. Toch neemt lang niet iedereen de nodige maatregelen. End-of-life software krijgt niet langer beveiligingsupdates, bug fixes of patches. Dat bedreigt de veiligheid van de software, maar ook anderen die verbinding maken met dit systeem.

Compliance risico’s

Niet naleven van wettelijke vereisten is geen optie meer. GDPR, PCI, SOX of HIPAA zijn bekende voorbeelden en ze vereisen allemaal dat gebruikte technologieën door de aanbieder worden ondersteund. Het niet naleven van wettelijke vereisten met legacy-systemen of software kan leiden tot hoge boetes, vooral in het geval van een datalek.

Hoge onderhoudskosten

Het aanhouden van end-of-life software kan verleidelijk zijn, maar hoe langer end-of-life software wordt aangehouden na de ondersteunde levenscyclus, hoe hoger de kosten om de software draaiend te houden.

Wanneer kan ik over op de nieuwe software?

Eigenlijk kun je op ieder moment over op nieuwe software, maar praktisch is het om een kwartaal of ten minste een maand te gebruiken.Ook belangrijk is na te gaan wanneer je huidige IT contract afloopt, welke eventuele opzegtermijn geldt en hoe lang je nog toegang tot je data hebt. Afhankelijk van de mogelijkheden die de oude software biedt voor gegevensexport, moet je zorgen dat je lang genoeg toegang hebt om dit uit te voeren.

Lees ook onze whitepaper 10 keuzes bij nieuwe bedrijfssoftware.

Whitepaper 10 keuzes bij nieuwe bedrijfssoftware

Ontvang de whitepaper direct in je mail!

Welk type IT contract kies ik?

Met de komst van cloud services wordt steeds vaker voor een SaaS (Software as as Service) contract in plaats van het traditionele IT-contract gekozen. Een Saas contract bestaat uit vier onderdelen, te weten: de voorwaarden voor de dienstverlening, het service level agreement, een beleid voor aanvaardbaar gebruik en een privacybeleid. Een traditioneel IT-contracten bestaat uit twee onderdelen: een juridische overeenkomst en schema’s. Deze schema’s bevatten dan informatie over begrippen, een service level agreement, informatie omtrent het testen en accepteren van het IT-project, clausules omtrent communicatie, sancties en een software escrow.

Juridisch gezien is SaaS anders dan bestaande software licentiemodellen. Voor de gebruiker is het met name van belang om bescherming te hebben tegen wijzigingen en verstoringen in de SaaS-dienstverlening. Ook bij SaaS contracten zal de gebruiker eisen hebben te stellen op het gebied van privacy en beveiliging. Lees ook onze blog over SaaS oplossingen bij e-commerce voor handelsbedrijven.

Algemene voorwaarden

Bij veel SaaS partijen zijn bij het sluiten van overeenkomsten of het verlenen van diensten de NLdigital Voorwaarden van toepassing, vaak aangevuld met eigen aanvullende algemene voorwaarden waaronder een AVG verwerkers overeenkomst.

Overstappen naar Logic4

Bij het kiezen voor een nieuw IT contract ga je niet over één nacht ijs. Je googelt naar informatie, vergelijkt verschillende aanbieders, doet meerdere demo’s en bezoekt misschien een referentie. En heb je dan eenmaal gekozen voor een aanbieder en ben je tevreden met hetgeen ze je bieden, dan start het onboarding traject. Bij Logic4 krijg je professionele begeleiding, vanaf het eerste contact tot en met de oplevering. En ook daarna kun je vertrouwen op de beste ondersteuning door team Customer Solutions en de consultants.

Nieuwsbrief

Blijf altijd op de hoogte van ons laatste nieuws!

Moet je over op een nieuwe webshop en bedrijfssoftware? Start met een gratis demo!

Je huidige software is end-of-life, je IT contract loopt af of er zijn betere alternatieven beschikaar. Start op tijd met de voorbereiding.

Zoek door onze site
Demo aanvragen