Groothandel boekhouding en administratie

De groothandel boekhouding is een belangrijk onderdeel binnen de administratie. In Nederland dient elke groothandel een administratie bij te houden. De boekhouding wordt ook wel de financiële administratie genoemd. De volgende cijfers zeggen ons meer over hoe we in Nederland hiermee omgaan:

Waarvoor een groothandel boekhouding?

De groothandel boekhouding heb je niet alleen omdat het verplicht is. Als orderverwerking het kloppend hart van je organisatie is, dan zorgt een goede boekhouding voor de conditie die nodig is voor continuïteit. Een goede boekhouding helpt je namelijk bij het beantwoorden van belangrijke vragen als:

• Hoeveel omzet heeft onze webshop gegenereerd? En hoeveel onze showroom?
• Welke debiteurenposten staan er nog open?
• Hoe vaak werden er verkoopkortingen weggegeven?
• Hoeveel belasting moeten we betalen dit kwartaal?

Boekhouden in de cloud, waarom niet nu?

Steeds meer groothandels maken gebruik van boekhouden in de cloud. Al sinds 2009 mag je jouw financiële gegevens digitaal bewaren. Maar in het geval van een computer crash ben je nog steeds afhankelijk van goede back-ups. Cloud boekhouden heeft als extra voordeel dat je niet meer afhankelijk bent van één computer. Mede daarom is de populariteit van cloud boekhouden sterk toegenomen. Hoewel je de boekhouding in principe ook nog op papier of met spreadsheets kan bijhouden, vraagt dit onnodig veel energie.

“Software as a Service (SaaS) oplossingen zijn een optelsom van cloud software (functionaliteit), storage (data-opslag) en back-ups (veiligstellen van bedrijfsinformatie). SaaS wordt meestal aangeboden in abonnementsvorm met maandelijkse of jaarlijkse betalingen en bijbehorend Service Level Agreement.“

Orderverwerking software

Met orderverwerking software voeg je prijsafspraken toe, zet je offertes om in facturen, verwerk je backorders, profiteer je van verzamelfacturen en meer. Zonder orderverwerking is er geen boekhouding. En zonder een boekhouding word je beboet. Het spreekt voor zich dat orders én de boekhouding vitaal zijn voor je organisatie. Wanneer beiden met hetzelfde systeem worden verwerkt, dan scheelt dit een hoop tijd. Cloud boekhouden en ordermanagement is niet iets wat je wilt onderschatten. Verkrijg deze gratis whitepaper en leer hier vandaag nog meer over.

E-factureren met UBL facturen

E-factureren, of elektronisch factureren, is niets minder dan het digitaal afhandelen van een factuur. De UBL factuur is ontwikkeld om e-facturatie makkelijker te maken. UBL is de afkorting van Universal Business Language. Met andere woorden, een standaard die weergeeft hoe een factuur eruit zou moeten zien. Bedrijven die gebruik maken van UBL facturen (in XML formaat) kunnen eenvoudig deze financiële gegevens met elkaar uitwisselen. Bij de boekhouding van groothandels biedt Logic4 de mogelijkheid om met go2UBL te werken. Vijf grote voordelen van het werken met UBL facturen zijn:

1. Tijd die je bespaart doordat facturen automatisch worden verwerkt;
2. Minder kosten die je maakt omdat papier, postzegels en inkt overbodig worden;
3. Fouten die je voorkomt met het inlezen van gegevens wat weer typefouten tegengaat;
4. Betalingen die je eerder ontvangt doordat het betaalproces vereenvoudigt;
5. Meer mankracht voor andere taken, omdat e-facturatie om minder arbeid vraagt.

“Handmatige, papiergerichte verwerking van één inkomende factuur neemt gemiddeld bijna negen dagen in beslag en kost meer dan acht euro.”
Jeffrey Muller op Managersonline.nl

Rapportages voor goede beslissingen

Zonder informatie ben je nergens. Om goede beslissingen te kunnen nemen ben je afhankelijk van data en financiële rapportages. Enkele belangrijke rapportages die je in Logic4 terug kan vinden zijn:

1. Grootboekrekening: De grootboekrekening staat aan de basis van elke administratie. Deze helpt om overzicht te houden over alle verrichte handelingen. Meerdere grootboeken zijn hiervoor aanwezig. Ons advies is om dertig bestaande grootboeken niet te verwijderen. Hieronder vallen onder meer de grootboeken Bank, Tussenrekeningen, Kas, Debiteuren, Crediteuren, Nog te factureren, Te ontvangen facturen en Vooruit ontvangen bedragen. Vraag ons gerust naar alle standaard grootboeken die er bestaan;
2. Journaal overzicht: Dit overzicht is ontwikkeld om gebruikers meer vrijheid te geven om rapportages te maken én snel te kunnen zoeken in financiële mutaties. Denk aan standaardrapportages voor de kolommenbalans, openstaande posten, BTW, grootboek specificaties en specifieke periode vergelijkingen;[/one-half-first]
3. Openstaande posten debiteuren en crediteuren: Deze rapportages laten je weten welke verkoop- en inkoopfacturen er nog openstaan. Er kan worden gezocht op verschillende data. Ook is het mogelijk om een selectie te maken van onbetaalde facturen die de betaaltermijn met X dagen hebben overschreden. Notities bij facturen plaats je eenvoudig met de functie ‘Betaalnotitie’;
4. Dagboek: Eigen dagboeken, bijvoorbeeld voor de bank of een tussenrekening, is een andere rapportagefunctie die beschikbaar is. Je kan deze aan bestaande, overkoepelende dagboeken hangen zoals ‘Inkopen’ of ‘Bankboek’.[/one-half]

Geautomatiseerd is je groothandel boekhouding een stuk leuker

Als ondernemer wil je je focussen op groei. Van discussies over niet kloppende cijfers wordt niemand beter. Geautomatiseerd boekhouden in de cloud bespaart je een hoop rompslomp. Één systeem voor alles maakt bovendien veel processen stukken leuker, waaronder ook de groothandel boekhouding. Je bent immers niet meer afhankelijk van synchronisatie. En dataverschillen tussen systemen komen niet meer voor. Hoe meer dan 400 functies voor webshop, voorraad, kassa, CRM, PIM, ordermanagement en boekhouding naadloos met elkaar samenwerken? Krijg gratis een persoonlijke demo of vraag vrijblijvend een offerte aan.

Krijg een gratis demo   Ontvang een offerte