Overstappen op nieuwe ERP software doe je niet zomaar. Of het nou gaat om een webshop of een ERP implementatie. Het is een van de grootste projecten die je als handelsbedrijf op je kunt nemen. Je zoekt allerlei informatie, doet onderzoek naar mogelijke leveranciers, schakelt externe consultants in, probeert meerdere demo’s en bezoekt misschien zelfs een referentie. Maar hoe goed je je ook voorbereidt, de implementatie verloopt nooit volgens het boekje. In dit blog lees je 9 handige tips die helpen om jouw ERP implementatie wél te laten slagen.
Elk bedrijf is gebaat bij een goede implementatie zonder verborgen verrassingen. Start daarom met een diepgaande analyse van je bedrijfsbehoeften om te begrijpen welke processen verbeterd moeten worden voordat je begint met de implementatie. Selecteer een ERP-systeem dat perfect aansluit bij jouw bedrijfsdoelen en -vereisten, en zorg ervoor dat het schaalbaar is voor toekomstige groei. Door de jaren heen hebben we bij Logic4 al duizenden handelsbedrijven geadviseerd over de overstap van hun oude pakketten op ons alles-in-één systeem. Logic4 ondersteunt bij iedere stap volgens een projectmatige aanpak. We zetten vooraf alle afspraken op papier en ondersteunen zowel technisch als functioneel bij de implementatie van de Logic4 alles-in-één webshop en ERP software.
Onderstaande tips komen vooruit uit de ervaringen van onze consultants, klanten en partners.
Zonder projectmanager ben je nergens. Deze persoon binnen jouw organisatie verzamelt input, coördineert afspraken en demo’s met leveranciers, beheert de planning en bepaalt prioriteiten en doelen. Bouw altijd zelf kennis op over het traject en de software, ook als je werkt met een externe ERP consultant. Dan weet je zeker dat keuzes onderbouwd zijn met diepgaande kennis van het bedrijf.
Houd alle belanghebbenden, van management tot eindgebruikers, betrokken en communiceer regelmatig om weerstand en verwarring te minimaliseren. Vooral de medewerkers die met de software gaan werken. Vraag naar hun ideale manier van werken voordat het selectietraject start.
Efficiëntiewinst en schaalbaarheid in de toekomst zijn belangrijker dan dat knoppen op dezelfde plek zitten. Het nieuwe systeem moet huidige problemen oplossen. Maar ook processen die nu wél goed lopen kunnen wellicht verbeterd worden.
Doelen kunnen zowel kwalitatief als kwantitatief zijn. Opbrengsten zijn deels terug te vinden in directe omzet en hogere reviewscores door klanten, maar voor een groot deel ook in tijdwinst en gemak. Bedrijven met een cloud ERP oplossing krijgen administratieve taken sneller af, leveren sneller goederen en service en zijn accurater in het financieel rapporteren. Je weet pas of het nieuwe systeem verbeteringen heeft gebracht als je resultaten vergelijkt met cijfers die je voor die tijd ook al bijhield.
Zorg voor uitgebreide training voor je personeel om ervoor te zorgen dat ze het systeem goed begrijpen en kunnen gebruiken. Een paar dagen extra uitleg van de leverancier is goedkoper dan uren zelf prutsen en tientallen mailtjes naar een helpdesk. Geef minstens één medewerker als administrator of key user de rol van interne vraagbaak. Deze persoon moet het leuk vinden om van alle nieuwe snufjes op de hoogte te blijven.
Met een modern (SaaS) pakket haal je niet alleen software in huis, maar ook jarenlange kennis en doorontwikkeling. Zij weten hoe je het meeste uit de software kunt halen. Je leert bovendien veel van de best practices van andere klanten in dezelfde branche. Wees bereid om aanpassingen aan het systeem te doen om aan veranderende bedrijfsbehoeften te voldoen.
Spreek je verwachtingen uit naar de ERP leverancier. Zowel in het aankoopproces als tijdens de implementatie én daarna. Leg de lat voor verwachtingen niet te hoog, maar houd het realistisch. Houd ook rekening met wat de leverancier van jou verwacht om het project tot een succes te maken.
Zelfs met een enorme motivatie duren ERP implementaties vaak langer dan vooraf ingeschat. Verdeel het project in beheersbare fasen om risico’s te verminderen en controle te behouden. Zo werk je gestructureerd naar een einddatum toe. Haal je deze niet, prik dan een nieuwe datum om de aandacht niet te laten verslappen. Een 3-6 maanden tot livegang en nog eens een half jaar tot een jaar tot volledig gebruik is redelijk standaard.
Het moment van livegang is geen eindpunt. Pas als je dagelijks met de software werkt, leer je alle velden en vinkjes kennen. Volg ontwikkelingen binnen het pakket, leg medewerkers uit hoe nieuwe functies werken en blijf ze stimuleren om de software goed te gebruiken. Hoe hoger de ‘adoptie’, hoe meer voordeel je eruit haalt. Blijf het ERP systeem na de implementatie onderhouden en evalueer regelmatig de prestaties en het gebruik om voortdurende optimalisatie te garanderen.
Een betrouwbaar ERP systeem is één van de belangrijkste bouwstenen voor jouw bedrijf. Met de veelzijdige ERP software van Logic4 heb je alle onderdelen die je als groothandel of retailer nodig hebt voor je primaire processen. Denk aan productinformatie, inkoop, voorraad, orderverwerking, barcode scanning, klantdata en financiën. Bovendien is de webshop 100% geïntegreerd met de backoffice. Als klap op de vuurpijl heb je bij ons de softwareontwikkeling, Webshop & ERP implementatie én support onder hetzelfde dak. Echt alles in één dus!
Bekijk 500+ functies >Blijf altijd op de hoogte van ons laatste nieuws!
Ben je benieuwd hoe onze klanten hun ERP implementatie hebben ervaren? Of wil je meer weten over de functies van Logic4 ERP & Webshop software? Vul het formulier in en we vertellen je graag meer.
