Overstappen op nieuwe bedrijfssoftware doe je niet zomaar. Of het nou gaat om een webshop of een ERP implementatie. Het is een van de grootste projecten die je als handelsbedrijf op je kan nemen. Je zoekt allerlei informatie, doet onderzoek naar mogelijke leveranciers, schakelt een externe consultant in, probeert meerdere demo’s, bezoekt misschien zelfs een referentie. Maar hoe goed je je ook voorbereidt, de implementatie verloopt nooit volgens het boekje. Met mogelijk zware verliezen tot gevolg. In dit blog lees je 9 handige tips die helpen om jouw ERP implementatie wél te laten slagen.
Elk bedrijf is gebaat bij een goede implementatie zonder verborgen verrassingen. Door de jaren heen hebben we bij Logic4 al ruim 100 handelsbedrijven geholpen met de overstap van hun oude pakketten op ons alles-in-één systeem. Onderstaande tips zijn ontstaan vanuit de kennis van mijn collega-consultants en onze klanten en partners.
Zonder projectmanager ben je nergens. Deze persoon binnen jouw organisatie verzamelt input, coördineert afspraken en demo’s met leveranciers, beheert de planning en bepaalt prioriteiten en doelen. Bouw altijd zelf kennis op over het traject en de software, ook als je werkt met een externe ERP consultant. Dan weet je zeker dat keuzes onderbouwd zijn met diepgaande kennis van het bedrijf.
Draagvlak is alles. Vooral bij medewerkers die met de software gaan werken. Vraag naar hun ideale manier van werken voordat het selectietraject start.
Efficiëntiewinst en schaalbaarheid in de toekomst zijn belangrijker dan dat knoppen op dezelfde plek zitten. Het nieuwe systeem moet huidige problemen oplossen. Maar ook processen die nu wél goed lopen kunnen wellicht verbeterd worden.
50-75% van de projecten waarbij oude processen in nieuwe software ingebouwd wordt, mislukt.
ICT Informatiecentrum
Doelen kunnen zowel kwalitatief als kwantitatief zijn. Opbrengsten zijn deels terug te vinden in directe omzet en hogere reviewscores door klanten, maar voor een groot deel ook in tijdwinst en gemak. Bedrijven met een cloud ERP oplossing krijgen administratieve taken sneller af, leveren sneller goederen en service en zijn accurater in het financieel rapporteren. Je weet pas of het nieuwe systeem verbeteringen heeft gebracht als je resultaten vergelijkt met cijfers die je voor die tijd ook al bijhield.
Met een ERP systeem in de cloud bespaar je 22% op operationele kosten. Met een traditioneel ERP systeem is dat 14%.
ERP Wijzer 2019, EKCIT
Een paar dagen extra uitleg van de leverancier is goedkoper dan uren zelf prutsen en tientallen mailtjes naar een helpdesk. Geef minstens één medewerker als administrator of key user de rol van interne vraagbaak. Deze persoon moet het leuk vinden om van alle nieuwe snufjes op de hoogte te blijven.
Met een modern (SaaS) pakket haal je niet alleen software in huis, maar ook jarenlange kennis en doorontwikkeling. Zij weten hoe je het meeste uit de software kunt halen. Je leert bovendien veel van de best practices van andere klanten in dezelfde branche.
Spreek je verwachtingen uit naar de ERP leverancier. Zowel in het aankoopproces als tijdens de implementatie én daarna. Leg de lat voor verwachtingen niet te hoog, maar houd het realistisch. Houd ook rekening met wat de leverancier van jou verwacht om het project tot een succes te maken.
Zelfs met een enorme motivatie duren ERP implementaties vaak langer dan vooraf ingeschat. Deel het project op in fases met elk een deadline. Zo werk je gestructureerd naar een einddatum toe. Haal je deze niet, prik dan een nieuwe datum om de aandacht niet te laten verslappen. Een 3-6 maanden tot livegang en nog eens een half jaar tot een jaar tot volledig gebruik is redelijk standaard.
Het moment van livegang is geen eindpunt. Pas als je dagelijks met de software werkt, leer je alle velden en vinkjes kennen. Volg ontwikkelingen binnen het pakket, leg medewerkers uit hoe nieuwe functies werken en blijf ze stimuleren om de software goed te gebruiken. Hoe hoger de ‘adoptie’, hoe meer voordeel je eruit haalt.
“Onboarding stopt nooit. Onboarding is iedereens taak en gebruikers aan de slag krijgen is slechts een stukje van de puzzel.”
Intercom on Onboarding
Een betrouwbaar ERP systeem is één van de belangrijkste bouwstenen voor jouw bedrijf. Logic4 ERP bestaat uit alle onderdelen die je als groothandel of retailer nodig hebt voor je primaire processen. Denk aan productinformatie, inkoop, voorraad, orderverwerking, barcode scanning, klantdata en financiën. Bovendien is de webshop 100% geïntegreerd met de backoffice. Als klap op de vuurpijl heb je bij ons de softwareontwikkeling, Webshop & ERP implementatie én support onder hetzelfde dak. Echt alles in één dus!
Bekijk 500+ functies >Blijf altijd op de hoogte van ons laatste nieuws!
Ben je benieuwd hoe onze klanten hun ERP implementatie hebben ervaren? Of wil je meer weten over de functies van Logic4 ERP & Webshop software? Vul het formulier in en we vertellen je graag meer.
