Onderstaand artikel is geschreven in samenwerking met Rob Tolstra, directeur van go2UBL.
“Nederlandse economie snakt naar papierloos factureren” kopte Dutchcowboys al in 2014. Heel begrijpelijk, aangezien er in Europa per jaar meer dan 35 miljard facturen worden verstuurd. Digitaal factureren is niet hetzelfde als e-facturatie. Wat de verschillen zijn, hoe het werkt en welke voordelen het heeft, lees je in dit blog.
Een digitale factuur is eigenlijk een digitale versie van de papieren factuur. Vaak is dit een PDF, maar het kan ook een gescande of gefotografeerde factuur zijn. Voor mensen is een digitale factuur goed leesbaar, maar computers kunnen de informatie op een digitale factuur niet zomaar ‘begrijpen’.
Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd, digitaal bestand waarbij gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Dit is geen PDF, maar meestal een XML bestand. Met e-facturatie kunnen facturen vanuit het ene systeem automatisch worden verwerkt in het andere systeem.
UBL (Universal Business Language) is een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur in een standaardformaat. Elk softwarepakket dat zich aan dit standaardformaat houdt kan facturen inlezen, waardoor deze automatisch worden geboekt. Een UBL factuur is een wereldwijd bekende vorm van e-facturatie.
Simplerinvoicing is geen platform, maar een netwerk van dienstverleners in software en e-facturatie. Zij werken samen om het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatie diensten mogelijk te maken. Scan & herken zijn tools waarmee je gemakkelijk papieren bonnen en facturen digitaliseert. Bijvoorbeeld met een app op je smartphone die het gescande bestand naar je boekhouding stuurt. Vaak is nog handmatige controle en aanvulling nodig.
Minder dan 2% van de binnenkomende facturen is op dit moment elektronisch.
Onderzoek van go2UBL (2017)
UBL facturatie houdt in dat je direct vanuit jouw boekhouding of factuurprogramma UBL facturen verstuurt, ontvangt en verwerkt. Hieronder laten we zien hoe dat in Logic4 bedrijfssoftware in zijn werk gaat. Heb je een ander factuurprogramma, dan ziet het er natuurlijk anders uit.
UBL verkoopfacturenJe kunt verkoopfacturen in verschillende formaten verzenden naar jouw klanten. In Logic4 geef je bij de debiteur aan of hij facturen standaard in PDF, UBL of beide formaten moet ontvangen. Daarnaast is het mogelijk om vanuit de verkoopfactuur zelf een e-mail te sturen naar de klant met een factuur in UBL (XML) formaat. Hiervoor is geen externe tool nodig.
UBL inkoopfacturenLogic4 bedrijfssoftware kan ook inkoopfacturen in UBL formaat verwerken. Hiervoor werken we samen met go2UBL. Alle binnenkomende facturen worden omgezet in UBL formaat, ongeacht in welke vorm deze binnenkomen. Je hoeft niet in een portaal van een derde partij in te loggen, maar handelt de factuur gewoon in je eigen boekhouding verder af.
Klik om de afbeelding op volledig formaat te bekijken.
Eén op de 4 groothandels (24%) verstuurt jaarlijks 5.001 tot 10.000 facturen. 40% van de groothandels verstuurt minder en 36% meer.
Brancheonderzoek Groothandels, Graydon
Go2UBL is een aanbieder van een cloudoplossing om facturen te converteren naar een UBL-bestandsversie voor e-facturatie. Sinds de oprichting in 2014 is het bedrijf enorm gegroeid en in mei 2019 waren er ruim 19.000 gebruikers aangesloten. Go2UBL werkt rechtstreeks samen met ondernemers, softwareleveranciers en accountantskantoren, waaronder Logic4 webshop- en bedrijfssoftware.
Blijf altijd op de hoogte van ons laatste nieuws!
Ben je al Logic4 gebruiker en ben je benieuwd naar de integratie met go2UBL? Of gebruik je nu een ander systeem en wil je een vrijblijvende prijsopgave ontvangen van onze alles-in-één oplossing? Vertel ons waarnaar je op zoek bent en we helpen je graag verder.
