De webshop boekhouding is voor veel groothandels en detailhandels een uitdaging. Bij 8% van de ondernemers lopen accountantskosten op tot maar liefst €5.000 per jaar (Sprout.nl). Na te late aangifte van inkomstenbelasting ben je al snel €369 kwijt aan boetes. En bij vennootschapsbelasting kan dit zelfs oplopen tot €2.639 (Belastingdienst.nl). Verschillen in financiële overzichten en webshop administratie zijn erg frustrerend. Of je de boekhouding nou zelf doet of uitbesteedt. Geen enkel handelsbedrijf zit te wachten op vertraging vanuit koppelingen en systemen met meerdere databases.
Verschillen voorkom je met één systeem voor alles. Eén systeem waarmee webshop, boekhouding, voorraad, orders en meer wordt beheerd en iedere medewerker toegang heeft tot zijn eigen deel. De Logic4 Commerce Suite is meer dan een facturatieprogramma en bevat 500+ functies. Dit blog gaat enkel in op de boekhoud functies ervan. Onderwerpen die aan bod komen zijn:
Is je webshop administratie realtime, dan vinden interacties plaats zonder vertraging als gevolg van verwerkingstijd. In de Logic4 Commerce Suite valt ook de boekhouding hieronder. Een voorbeeld schept meer duidelijkheid. Wanneer in de webshop een transactie plaatsvindt, dan zie je dit direct terug in de boekhouding. Nou is boekhouding echter een breed en veelomvattend begrip. Daarom hebben we de boekhouding verdeeld in meerdere onderdelen, waaronder: ‘Offerte’, ‘Orders’, ‘Facturatie’, ‘Relaties’ en ‘Administratie’. Bij elk onderdeel zie je altijd de actuele gegevens terug van elk boekhoudproces. Wel zo makkelijk en efficiënt!
Digitaal de webshop boekhouding bijhouden is erg populair. En offertes direct omzetten naar verkoopfacturen nog mooier, niet waar? Met de Logic4 Commerce Suite is er slechts één druk op de knop voor nodig. Ook zet je met één handeling simpel elke verkoopfactuur om naar creditfactuur. Nieuwe klanten, debiteuren en crediteuren bedien je uitstekend doordat meerdere onderdelen zoals ‘Offerte’ en ‘Facturatie’ nauw met elkaar samenwerken.
De Logic4 Commerce Suite, inclusief de online boekhouding, is door WINMAG Pro en Baaz magazine bekroond als ‘MKB Proof’.
Veel ondernemers gebruiken een losstaand boekhoudprogramma met eenzijdige koppeling aan hun webshop. Bestellingen komen vaak wel door, maar hoe zit dat met retouren? Een veelgehoorde klacht is dat het boekhoudprogramma geen inzicht geeft in retouren. Mede hierdoor verschilt de webshop administratie al snel van de financiële overzichten. Maar dat niet alleen. Ook verwerkingstijd zorgt voor afwijkingen waardoor het boekhoudprogramma allesbehalve realtime is. De Logic4 Commerce Suite voorkomt verwarring. Frontoffice, backoffice en boekhouding zijn in één softwarepakket geïntegreerd. Hierdoor is er altijd sprake van up-to-date financiële overzichten. Retouren staan realtime overal correct bijgewerkt. Klanten hebben bovendien transparant inzicht in informatie over bestellingen en betalingen.
“De online omzet van webwinkels en webshops van retailers steeg in 2017 met 19,5 procent, zo laten de jaarcijfers van het CBS zien.”
Erwin Boogert, Emerce.nl
Niet alleen groothandels ontvangen vaak meerdere bestellingen vanuit één klant. Ook bij retailers komt dit veelvuldig voor. Verzamelfacturen bieden dan uitkomst. De verzamelfactuur omschrijft meerdere leveringen. Met periodieke facturering hiervan (bijv. maandelijks) ontlast je debiteuren aanzienlijk. De Belastingdienst stelt het volgende over het versturen van verzamelfacturen: Bij leveringen mag je bonnen afgeven die niet aan de eisen voor de factuur voldoen. Zorg echter wel voor een verzamelfactuur die, alleen of samen met deze bonnen, volstaat. Verzamelfacturatie is een populaire functie van Logic4 bedrijfssoftware. Veel klanten maken hier met plezier gebruik van.
Sidenote: Webshop administratie en het verwerken van papieren facturen kost veel inspanning. Daarom verplicht de Rijksoverheid haar leveranciers tot e-factureren. De UBL factuur staat hierbij centraal. Dit is een factuur in XML formaat die gegevens volgens een vaste standaard weergeeft. Deze gegevens worden vervolgens automatisch ingelezen. Logic4 heeft hiervoor een samenwerking met go2UBL. UBL facturen nemen je veel werk uit handen en versimpelen bovendien het betaalproces voor (zakelijke) debiteuren.
Direct altijd alles leveren is fantastisch. Maar is het ook realistisch? Door geen of onvoldoende voorraad ontstaan backorders. Het verruimen van voorraad is één oplossing om backorders te beperken. Alleen wel duur en arbeidsintensief. Een goedkopere oplossing is het aantal backorders beperken. De Logic4 Commerce Suite toont voorraadstatussen die overal gelijk zijn in je webshop én in de backoffice. Is in het magazijn een artikel niet meer voorradig, dan wordt dit in de webshop automatisch aangepast naar ‘Uitverkocht’ of ‘Tijdelijk niet leverbaar’. Ook is de bestelbutton verdwenen.
Je kunt niet alle backorders tegenhouden. Bij het verwerken van backorders komt ook de boekhouding om de hoek kijken. In Logic4 software is backorder registratie makkelijk inzetbaar en creditnota’s maak je in een handomdraai op.
“Grootboekrekeningen zijn categorieën van inkomsten en uitgaven. Het ordent de boekhouding om sneller de balans en winst & verliesrekening te maken. Per categorie wordt een grootboekrekening bepaald, bijvoorbeeld telefoonkosten of autokosten.” (Elma de Bruijn, Zelfboekhouden.org). Kortom, grootboekrekeningen zorgen voor meer structuur en sneller inzicht. Logic4 bedrijfssoftware bevat meer dan 40 voorgeformuleerde grootboeken voor jouw webshop en offline verkoop. Hierbij bestaat de optie om ‘voorkeurs grootboekrekeningen’ in te stellen. Dit kun je zelf doen, maar het is ook mogelijk onze consultants te raadplegen. Zo ben je er sneller zeker van dat alles vooraf goed is ingesteld. Wij adviseren om sommige grootboeken nooit te verwijderen. Meer specifiek hiervan in het rood een voorbeeld.
Met alles in één systeem is je boekhouding nooit te laat. Of verkopen nou via de webshop plaatsvinden of in de showroom of winkel. Het overzicht van elke offerte en elke factuur klopt voor iedereen. Overal en altijd. Discussieer niet langer over overzichten die (op verschillende locaties) afwijken. Niemand wordt vrolijk van vertraging door verschillende databases. Met één database ben je veel minder tijd kwijt. Bespaar bovendien op dure kosten wanneer jouw accountant direct de juiste gegevens heeft. Het uitbesteden van de administratie moet vooral effectief zijn. De Logic4 Commerce Suite is er in drie pakketten en combineert webshop met boekhouding, inkoop, verkoop, voorraadbeheer, logistiek en meer. 500+ functies in één systeem werkt daadkrachtig en efficiënt. Meer dan honderd handelsbedrijven snappen waarom.
Blijf altijd op de hoogte van ons laatste nieuws!
Met één (webshop) boekhouding die klopt genereer je meer inkomsten, koop je slimmer in en beheer je jouw voorraden beter. Wat zie jij graag verbeteren? Vertel het ons en wij helpen je graag verder.
