Businesscase als handig hulpmiddel bij keuze nieuwe webshop & bedrijfssoftware

Als ondernemer wil je de investering in een nieuw softwaresysteem goed onderbouwen. En hoe groter de investering, hoe zorgvuldiger de onderbouwing. Bij een investering in een nieuwe webshop en bedrijfssoftware ga je daarom niet over één nacht ijs. Zo’n investering heeft veel invloed op de financiële huishouding van je handelsbedrijf. Benader je investeringsbeslissing daarom vanuit een businesscase. Dan kijk je niet alleen naar de initiële investering in het nieuwe softwaresysteem. Je kijkt ook naar het verwachte rendement gedurende de levenscyclus van de nieuwe webshop en bedrijfssoftware. Op die manier maak je verantwoorde keuzes die zijn gericht op de langere termijn.

“Een Businesscase is de legitimering – de rechtvaardiging – van een project. Hiermee onderbouw je nut en noodzaak van het project en laat zien dat het te verwachten resultaat de inspanning in tijd en geld waard is. Je kunt het zien als een voorstel aan een organisatie om een investering (tijd, geld) te doen.”
Projectmanagementsite.nl

In 8 stappen naar een eenvoudige businesscase

Stel dat je nu voor de keuze staat je huidige webshop en bedrijfssoftware te vervangen door een nieuw softwaresysteem. Door onderstaande 8 stappen te volgen stel je snel een eenvoudige businesscase op. Het helpt jou en je handelsbedrijf bij het nemen van betere beslissingen.

1. 1. Stel de knelpunten met je huidige softwaresysteem vast.
2. 2. Wat kosten de knelpunten met je huidige softwaresysteem?
3. 3. Wat levert het nieuwe softwaresysteem op?
4. 4. Koppel de voordelen van een nieuwe webshop en softwaresysteem aan je bedrijfsdoelstellingen.
5. 5. Beschrijf de duur en de kosten van het project.
6. 6. Wat zijn de alternatieven voor het softwaresysteem?
7. 7. Beschrijf de mogelijke risico’s.
8. 8. Stel KPI’s vast.

1: Stel de knelpunten met je huidige softwaresysteem vast.

Wat zijn je huidige knelpunten? Heb je bijvoorbeeld aparte systemen voor webshop, voorraadbeheer, artikelbeheer en ordermanagement? Hoe vaak leidt dit tot storingen? Grote kans dat slechte koppelingen een hoop vertraging en frustratie veroorzaken. Ook heb je dan te maken met allerlei externe partijen en verschillende aanspreekpunten.

2: Wat kosten de knelpunten met je huidige softwaresysteem?

Waarom processen handmatig uitvoeren die kunnen worden geautomatiseerd? Beschrijf hoeveel tijd je besteedt aan handwerk. Denk hierbij ook aan de dubbele invoer van gegevens en aan de tijd die je kwijt bent om informatie uit je systemen te halen. Wat zijn de kosten bij een storing? En hoe druk ben je met het onderhoud van allerlei verschillende softwaresystemen?

3: Wat levert het nieuwe softwaresysteem op?

Bijvoorbeeld:

• Lagere voorraadniveaus door betere planning en prognoses.
• Lagere arbeidskosten door efficiënter te werken.
• Eén aanspreekpunt voor je webshop en alle software.
• Minimale onderbreking door betere productie en planning.
• Minder druk op de klantenservice door snellere levering.
• Meer grip op uitstaande vorderingen bij debiteuren.

4: Koppel de voordelen van een nieuwe webshop en softwaresysteem aan je bedrijfsdoelstellingen

Je twijfelt er niet aan dat je huidige softwaresysteem verouderd is. Dat gegeven op zich is geen reden voor een nieuw softwaresysteem. Omschrijf duidelijk wat het nieuwe softwaresysteem oplost en hoe het zich verhoudt tot je bedrijfsdoelstellingen. Dus waar sta je en waar wil je naartoe. Specificeer de voordelen en bedrijfsdoelstellingen en maak ze meetbaar.

Bijvoorbeeld:

We willen tevredener klanten voor een hogere conversie en groter klantenportfolio.

• Het nieuwe systeem zorgt voor een verlaging van de gemiddelde levertijd.
• Met het nieuwe systeem hebben klanten realtime inzicht in de beschikbaarheid van artikelen.
• Minder retourzendingen.

We willen efficiëntere bedrijfsprocessen.

• Het ordermanagementsysteem geeft automatisch een besteladvies.
• Beheersbaarheid van artikelinformatie door goed product informatie management (PIM).
• Realtime data op alle verkoopkanalen.

We willen beter gemotiveerde medewerkers.

• Het nieuwe softwaresysteem werkt intuïtiever.
• Dubbele invoer van gegevens is verleden tijd.

5: Beschrijf de duur en de kosten van het project.

De aanschaf en implementatie van nieuwe bedrijfssoftware wordt vaak rooskleurig voorgesteld. Maak een reële inschatting. Wees ook reëel over de termijn waarop de investering wordt terugverdiend (ROI).

6: Wat zijn de alternatieven voor het softwaresysteem?

Kies ik voor de alles-in-één webshop en bedrijfssoftware oplossing van Logic4, of ga ik voor verschillende gekoppelde systemen? Gaan we voor On-premises of een SaaS oplossing?

Lees hiervoor ook onze handige whitepaper 10 keuzes bij nieuwe bedrijfssoftware.

7: Beschrijf de mogelijke risico’s.

Bedenk vooraf hoe je bepaalde risico’s kunt vermijden of beperken. Het is niet de eerste keer dat een software implementatie traject strandt door het ontbreken van acceptatie bij de medewerkers. Wees je bewust van voldoende veranderbereidheid.

8: Stel KPI’s vast.

Je kunt key performance indicators (KPI’s) gebruiken om bepaalde prestaties bij te houden. KPI’s geven een indicatie van hoe je nieuwe systemen en processen werken. Scoor je minder op een KPI, dan kun je concreet bijsturen.

Er zijn allerlei manieren om een businesscase op te stellen. In de basis zijn er meestal drie fasen te onderscheiden; analyse, oplossing en communicatie. Hoe uitgebreid je de businesscase beschrijft hangt samen met de grootte van je organisatie, de branche waarin je actief bent, je uitdagingen maar ook de wijze van besluitvorming binnen je organisatie.

Wil je meer inzicht in de voordelen van de Logic4 alles-in-één webshop bedrijfssoftware? Bekijk onze 500+ functies of vraag een persoonlijke online demo aan.