Slim inkopen en voorraadoptimalisatie zijn uitdagend. Hier komt bij dat maar liefst 62% van de inkopers een efficiënter inkoopproces wil (Monique Korver, Manutan.nl). Maar hoe kom je tot de optimale bestelhoeveelheid? Hoe kom je tot een eerlijke prijs? In dit blog vind je verschillende handvatten voor efficiënt inkoopbeheer.
“Houd bij hoeveel je hebt besteld en controleer of inderdaad datgene gefactureerd is. Je zou niet de eerste werknemer zijn die met dit op het oog simpele en vervelende karweitje zijn of haar jaarsalaris terugverdient.” (Aline de Bruin, Management Support). Bij inkoop ligt de aandacht veelal bij inkoopprijzen. Dit brengt het gevaar met zich mee dat niet elke factuur wordt gecontroleerd. Wanneer je leverancier (per ongeluk) teveel heeft gefactureerd en je hebt hierdoor teveel betaald, dan kan dit onnodige druk op je organisatie leggen. Maar denk ook aan artikelen die niet geleverd zijn, maar wel betaald. Voorraadverschillen zijn allesbehalve makkelijk op te lossen. Tip één voor slim inkopen is daarom het volgen van je inkoopfacturen. Plus dat wanneer iedereen met hetzelfde systeem werkt voor o.a. inkoop, boekhouding, webshop, voorraad, artikel- en relatiebeheer, dan zal dit veel discussies voorkomen.
Per artikel kom je sneller aan de beste prijs via meer leveranciers. Maar zorgt het ook voor slim inkopen met de laagste kosten? Iedere bestelling in ontvangst nemen, iedere pakbon verwerken, ieder artikel verplaatsen en opslaan op de juiste plek in het magazijn… Het zijn slechts enkele voorbeelden van veel handelingen die gepaard gaan met een bestelling. Wanneer je dan rekening houdt met medewerkers die hierbij betrokken zijn, hoeveel tijd zij nodig hebben en wat hun uurtarieven zijn, dan vallen de inkoopkosten meestal hoger uit dan vooraf verwacht. Met minder leveranciers werken zorgt niet alleen voor meer gemak, maar dus ook voor lagere kosten. Bovendien valt er flink tijd te besparen. Enerzijds met verzamelleveringen en vaste leverdagen in het magazijn. Anderzijds met verzamelfacturen bij de financiële administratie.
“Een ruime meerderheid van de inkopers (72%) werkt het liefst met leveranciers die precies weten wat ze nodig hebben. Bijna 63% streeft daarbij naar zo min mogelijk leveranciers.”
Monique Korver, Manutan.nl
Voorraadoptimalisatie draait om de juiste bestelhoeveelheid per product. Er zijn inkopers die hiervoor een EOQ berekening maken. Een Economic Order Quantity berekening, ook wel de formule van Camp genoemd. Een andere manier voor voorraad optimaliseren is je inkoop afstemmen op basis van frequentie in verkopen. Zo kan je ervoor kiezen om ieder artikel eerst eenmaal aan te schaffen. Vervolgens bij de verkoop van een artikel er nog eens vijf van te bestellen. Wanneer deze vijf zijn verkocht overgaan op een bestelhoeveelheid van tien. En zodra ook deze tien zijn verkocht besluiten om er 50 of 100 van te bestellen. Zo blijf je minder snel met een te grote voorraad over die niet wordt verkocht.
“We zien dat inkoop vaak 70 tot 80% van de kosten van een bedrijf vertegenwoordigt.”
Erik van Assen, MKBservicedesk.nl
De laagste prijs hoeft niet altijd de beste prijs te zijn. Houd niet alleen je klanten voor ogen bij inkoopbeheer. Langetermijnrelaties met leveranciers bouw je sneller op door een ‘eerlijke prijs’ te betalen. Prijzen waar zowel jouw handelsbedrijf als je leveranciers beter van worden. Webshops en leveranciers zijn afhankelijk van elkaar. Als de inkoopprijs van een artikel te hoog ligt, dan is de kans groot dat hier in de webshop minder van wordt verkocht. Ligt de inkoopprijs te laag, dan zal dit de relatie met je leverancier niet bevorderen. Uiteindelijk blijft het belangrijk om een gezamenlijk doel voor ogen te houden. Gebaseerd op wat het beste is voor jouw (eind)klant, jouw leveranciers en jouw handelsbedrijf.
“Vaak is het zo dat 80% van je geld naar 20% van je leveranciers gaat.”
Erik van Assen, MKBservicedesk.nl
Voorraad optimaliseren is niet altijd even makkelijk. Automatisering kan je bij inkoop enorm helpen. Wanneer het voorraadbeheer systeem rechtstreeks correspondeert met zowel de webshop als het inkoopsysteem, dan wordt het automatisch aanvullen van je voorraad mogelijk. In Logic4 bedrijfssoftware kun je onder meer inkooporders genereren op basis van (openstaande) verkooporders en minimale voorraad. Bij eerstgenoemde functie wordt de inkooporder automatisch gekoppeld aan de verkooporder. Zo blijft duidelijk welke inkoop bij welke verkoop hoort. Bij de tweede functie geeft het systeem een automatisch besteladvies zodra een minimale voorraad staat ingegeven.
Sidenote: Voorraad verkoop je sneller met rijke productinformatie via Product Informatie Management (PIM)
Als ondernemer weet je als geen ander dat positieve marges een cruciale rol spelen in het verkoopproces. Om marges hoog te kunnen houden is het belangrijk dat je competitieve doch winstgevende prijzen kunt bieden. Wanneer blijkt dat je een product hebt ingekocht die je concurrent verkoopt voor slechts enkele centen boven jouw inkoopprijs, dan wordt het lastig om deze zonder verlies te verkopen. Door je concurrenten te volgen voorkom je dit. Onder slim inkopen valt dus ook het samenstellen van een winstgevend productaanbod.
“Belangrijk is het dat je bij een onderhandeling altijd de (eind)klant in gedachten houdt. Wat vindt die belangrijk, waarom komt hij bij jou en niet bij je concurrenten?”
Erik van Assen, MKBservicedesk.nl
Gunstige inkoopprijzen dwing je sneller af met langdurige samenwerkingsverbanden. Benader meerdere leveranciers en laat hen weten weten dat je in gesprek bent met meerdere partijen. Neem leveranciers mee in jouw verkoopproces en weeg gezamenlijke belangen goed af. De laagste inkoopprijzen zijn niet altijd doorslaggevend. Sta ook stil bij andere factoren als levertijden, ordergroottes en je voorraad optimaliseren. Het afsluiten van contracten draagt bij aan gunstige inkoopprijzen en zorgt voor extra gemak. Natuurlijk moet je bij inkoopbeheer niet overhaast te werk gaan. Maar zodra je inkoopcontracten hebt afgesloten houd je simpelweg meer tijd over voor verkoop en service richting jouw klanten.
Inkopen wordt leuker met een krachtig inkoopsysteem. Voorraadoptimalisatie is bovendien een stuk makkelijker met realtime inzicht in je voorraad. Zowel in de backoffice, het magazijn als in de webshop. Waar alles-in-één bedrijfssoftware voor meer efficiëntie zorgt, daarbinnen helpen de volgende vier punten je voor succesvol inkoopbeheer.
Blijf altijd op de hoogte van ons laatste nieuws!
Voorraadoptimalisatie hoeft niet moeilijk te zijn. Zorg voor de juiste balans tussen inkopen en verkopen. Ervaar de kracht van Logic4 bedrijfssoftware en e-commerce!
