Het ERP (Enterprise Resource Planning) systeem is een onmisbaar hulpmiddel voor een efficiënte bedrijfsvoering. De software ondersteunt medewerkers van allerlei afdelingen bij hun inkoop, voorraadbeheer, boekhouding en facturatie. Bovendien helpt het directeuren om overzicht te houden over alle bedrijfsprocessen. Maar alleen als de software goed wordt ingezet – en dat begint al bij het kiezen en implementeren van het juiste ERP systeem.
Om het traject wat makkelijker te maken hebben we een top 5 opgesteld van de meest gemaakte misstappen bij het implementeren van een ERP systeem. Gehoord door mijn collega-specialisten bij bedrijven die ontevreden waren over hun bedrijfssoftware en nu succesvol zijn overgestapt naar de oplossingen van Logic4.
Ieder bedrijf is uniek in zijn producten, processen en mensen. De doelen van uw organisatie moeten het uitgangspunt zijn voor het kiezen van software. Als u zonder focus op zoek gaat naar een ERP systeem, dan kunt u al snel verdwaald raken in het aanbod van leveranciers, producten en functionaliteiten.
Maak daarom vooraf een lijst met uw wensen, gebaseerd op de organisatiedoelen en plannen, en bepaal wat hierin de prioriteiten zijn. Het kost wat tijd om op te stellen, maar bij het vergelijken van aanbieders zult u hier zeker van profiteren. Een goed ERP pakket zal op lange termijn uw werkzaamheden versimpelen, mits u er op korte termijn tijd en moeite insteekt. Richt u dus niet op een vluchtige oplossing voor vandaag, maar kies voor iets wat u ook morgen én overmorgen nog resultaat oplevert.
Er zijn veel aanbieders van ERP software, allemaal met hun eigen kenmerken en visie op hoe hun systeem gebruikt moet worden. Als een systeem nu al niet helemaal aan uw wensen voldoet, is de kans groot dat deze gaten in de toekomst steeds groter worden. Om frustratie onder uw medewerkers en houtje-touwtje oplossingen te voorkomen kiest u voor een pakket dat het beste aansluit bij uw wensen en doelen. Dat klinkt logisch, maar het gebeurt in de praktijk lang niet altijd.
Een systeem vinden dat zo ‘van de plank’ 100% past is helaas niet altijd mogelijk. Kies in dat geval voor een leverancier die de software zo kan aanpassen dat het wel perfect aansluit, door middel van maatwerk of modulaire opbouw.
Het gebeurt nog te vaak dat bedrijven slechts één niet-werkend programma vervangen door iets nieuws. Of juist het tegenovergestelde; dat bedrijven een ontzettend complex ERP pakket kiezen, terwijl hun business dat helemaal niet nodig heeft. Beide valkuilen zorgen voor verspilling van tijd en moeite – en dus geld.
Haal het meeste uit uw nieuwe ERP systeem door te kijken of het u ook kan ondersteunen bij andere bedrijfsprocessen. Zoekt u bijvoorbeeld naar een pakket om uw voorraad te beheren, maar is dat pakket ook erg geschikt om de boekhouding mee te doen? Doe er dan uw voordeel mee om die werkzaamheden in hetzelfde pakket uit te voeren. Of begin klein met een aantal onderdelen en breid steeds verder uit met andere modules. Zo verhoogt u de efficiëntie en uiteindelijk de ROI van het ERP systeem.
Misschien wel net zo belangrijk als het product waarmee u gaat werken is de organisatie achter dat product. Neem de samenwerking met de leverancier en contactpersonen dus ook mee in uw overweging; Kunt u gemakkelijk en persoonlijk met ze communiceren? Komen ze professioneel, betrokken en hulpvaardig over? Hebben ze ervaring in uw branche? Kunnen ze referenties of praktijkcases voorleggen?
De manier waarop een ERP leverancier op u overkomt voorafgaand aan de aankoop kan veel zeggen over de samenwerking na de implementatie. Kies dus voor een ERP-leverancier waarmee u een goede klik hebt, zodat zij uw partner kunnen zijn bij het bereiken van uw doelen.
Wanneer u de keuze hebt gemaakt voor uw nieuwe ERP software, bent u nog niet klaar. Integendeel. Een succesvolle implementatie van een (nieuw) ERP systeem vraagt om sterk leiderschap, duidelijke interne en externe communicatie, goede training voor medewerkers en voortdurende ontwikkeling.
Als u software heeft aangeschaft die in de cloud draait, hoeft u zich in ieder geval geen zorgen te maken over onderhoud en updates. Dit is echter niet voor alle ERP software vanzelfsprekend! Het is cruciaal dat de software continu doorontwikkeld wordt, zodat u steeds kunt profiteren van de nieuwste technieken; zowel nu als in de toekomst.
Nu u de grootste valkuilen kent, bent u een stap dichterbij de keuze en implementatie van uw nieuwe ERP systeem. Bij Logic4 vinden we dat software u moet ontlasten en moet ondersteunen, niet dat u zich moet aanpassen aan de software. Al meer dan 18 jaar helpen we het bedrijven naar het volgende niveau.
Maak kennis met onze krachtige alles-in-één softwareoplossing voor het MKB:
ERP & E-Commerce oplossingen
Blijf altijd op de hoogte van ons laatste nieuws!
