Toine van Putten kreeg het ondernemen met de paplepel ingegoten. Thuis aan de keukentafel kreeg hij de ins en outs mee van het bedrijf van zijn ouders; Van Putten deuren en vloeren. Dat begon vanuit een schuurtje, groeide door naar een kleine loods en zit sinds 25 jaar in een eigen pand met showroom en magazijn in Utrecht. Er werken 6 allround medewerkers die gezamenlijk de verkoop, webshop, magazijn, kantoor en marketing oppakken.
In deze case vertelt Toine over zijn bedrijf, waarom hij zo gecharmeerd is van alles in één systeem en hoe ze de overstap van MplusKASSA naar Logic4 hebben aangepakt.
Oorspronkelijk bestond het bedrijf uit drie onderdelen; de winkels Van Putten deuren en vloeren in Utrecht en Parketvoordeel in Nieuwegein. Daarnaast de online tak Vloervoordeel.nl, waar Toine al vroeg is ingestapt. In 2013 kwam Toine aan het roer van het bedrijf te staan en in 2014 heeft hij de verschillende bedrijfsnamen samengevoegd. Het bedrijf stootte de deuren af en ging verder onder de naam Vloervoordeel. Eén naam, één locatie en één softwarepakket om alles te ondersteunen.
Vloervoordeel maakte al jaren gebruik van MplusKASSA. “Een bijna-alles-in-één systeem waar we altijd gecharmeerd van waren,” aldus Toine, “er zat POS, backoffice, orders en facturatie in. Alleen de webshop zat er niet bij. Die hebben we zelf laten maken, met koppelingen waardoor de voorraad real-time op de webshop stond. Daar waren we al best vooruitstrevend in.”
MplusKASSA ging zich meer richten op het POS gedeelte en stootte de andere onderdelen af. “We moesten over op een koppeling met Exact en een WooCommerce webshop. Het heeft 1,5 jaar geduurd om alles te laten bouwen. Het duurde lang en we kregen er steeds minder vertrouwen in”, vertelt Toine. “Transacties gingen niet naar behoren, aanpassingen kwamen niet goed op de website en we moesten overal apart inloggen. We hebben er veel in geïnvesteerd en gingen er eigenlijk op achteruit. Best frustrerend.”
Na een online en offline zoektocht naar een vervangend alles-in-één systeem kwam Vloervoordeel uit bij Logic4. “Omdat we toch volledig moesten overstappen op een nieuw systeem wilden we gelijk schoon schip maken. Voor ons was het real-time doorzetten van de voorraad vanuit de backoffice naar de webshop heel belangrijk. En dat er een uitgebreid financieel deel bij in zat. Bij veel partijen gaan financiële gegevens toch nog via een API naar een boekhoudpakket. Dan wordt het weer een lastig verhaal.”
“We wilden ook niet té groot en té veel. Het moet te behappen zijn. Ik dacht eerst dat Logic4 te groot zou zijn voor ons, maar na een demo bleek het goed te passen. Ik heb ook bij klanten van Logic4 op de webshop gekeken. Daar stonden zaken die wij ook wilden hebben, zoals reviews, een terugbelverzoek en een aansprekende lay-out. Het alles-in-één van Vloervoordeel en het alles-in-één van Logic4 sluiten goed bij elkaar aan.”
Wat zijn de voordelen en nadelen van meerdere systemen en koppelingen ten opzichte van alles in één systeem voor klantportaal en ERP? Je leest het in deze gratis whitepaper.
Ontvang whitepaper >Om de nieuwe webshop- en bedrijfssoftware onder de knie te krijgen hebben de medewerkers van Vloervoordeel training gekregen van een consultant. Bovendien is Toine zelf volledig in het pakket gedoken om de mogelijkheden te leren kennen. Hierover zegt hij: “In het begin zijn het heel veel knoppen en krijg je veel informatie in korte tijd, maar je maakt het jezelf snel eigen. Ik probeer zelf echt in de data te kruipen, zodat ik het goed kan overbrengen op collega’s. Je moet ervoor open staan om het pakket te leren begrijpen. Doe je dat niet, dan heb je een prachtige basiswebsite. Maar je kunt er zoveel meer mee.”
Als tip voor andere bedrijven zegt Toine: “Zorg om te beginnen dat alle artikelgegevens en templates goed zijn. Van daaruit vul je alles tot order, uitlevering, etc. Bedenk ook eerst op papier wat de stappen van jouw basisproces zijn. Tijd investeren in het begin levert je later een grote glimlach op. Als je het één keer goed invult, dan staat het als een huis.”
Het gemak van alles in één ervaren de klanten én medewerkers van Vloervoordeel met name bij het betalen en uitleveren van orders. Hiervoor gebruiken ze de integratie met MultiSafepay. “We winnen heel veel tijd met de betaallink. Bij het aanmaken van een order in de winkel versturen we een betaalverzoek. De klant heeft die met een paar seconden binnen en we kunnen gelijk de order verwerken. Ook retouren worden terugbetaald via hetzelfde systeem. Dat wordt het meest gewaardeerd door collega’s. Bovendien vinden klanten het heel fijn dat het zo snel geregeld is.”
Alle producten liggen op voorraad in het magazijn. Die kunnen medewerkers direct meegeven aan de klant of klaarmaken voor transport. Het uitleveren van orders is volgens Toine stukken verbeterd sinds ze Logic4 gebruiken. “Een vloer wordt vaak geleverd met veel randartikelen, zoals plinten en een ondervloer. Dat kan zo 15 colli zijn. Als een klant 10 colli meeneemt, blijven de resterende 5 colli als openstaande order gereserveerd liggen in het magazijn. Op een beeldscherm staat groot wat er nog meegegeven moet worden. Zo worden er geen dingen meer dubbel klaargezet of verkeerd meegegeven. Dat voorkomt een hoop verwarring.”
Eind 2019 ging Vloervoordeel live met hun nieuwe Logic4 webshop en bedrijfssoftware. Wat zijn hun plannen voor de toekomst? “Op korte termijn willen we ons het systeem nog meer eigen maken. Je moet jezelf triggeren om er actief mee bezig te zijn. Het is leuk dat extra functies snel en makkelijk aangezet kunnen worden bij Logic4. We willen bijvoorbeeld nog verder met het inregelen van prijzen en verzendmethodes op detailniveau, barcode scanners, een rekentool om zaagverlies te berekenen en een offertesysteem op de webshop die ook op een winkelzuil draait. Zo komen winkel en webshop nog meer samen.”
“Vroeger zijn we van twee winkels en drie verschillende namen teruggegaan naar één. Verder in de toekomst hebben we het doel om een tweede winkel te openen in een andere stad. De basis die er nu ligt qua naam en software is perfect om door te bouwen. We hoeven niet meer te schakelen met andere partijen. Een alles-in-één pakket geeft je veel overzicht. Ik zocht er heel erg naar en gelukkig hebben we het gevonden bij Logic4. Wil je dus een compleet alles-in-één systeem, dan moet je er niet langer over nadenken, maar gewoon doen.”
Heb je ook een winkel én een webshop en wil je meer weten over de mogelijkheden van Logic4? Of heb je een vraag voor Toine? Laat het ons weten en we helpen je graag verder.
