Nijwie ontwerpt en levert diverse meubelcollecties aan bekende meubelretailers, groothandels en horeca. Ze mogen landelijke winkelketens als Trendhopper, Budget Home Store en Profijt Meubel tot hun klantenkring rekenen. Ook werken ze veel voor inkoopverenigingen van ‘local heroes’, waar bedrijven zoals Van Gils in Oldenzaal en Löwik in Vriezenveen lid van zijn. Dit doen ze onder de vlag van Nijwie furniture, Le Chair seats & more en eigen lifestylemerk MySons.
In deze case vertelt Raymond Oelderink, Operationeel directeur bij Nijwie, waarom ze overstapten van Exact en een losstaande website naar het ERP systeem en klantportaal van Logic4 en wat het ze voor resultaten heeft gebracht.
De tafels, kasten en zitmeubelen die Nijwie ontwerpt, worden gemaakt in fabrieken in Oost-Europa en Azië. Nijwie importeert ze vervolgens naar Nederland, waar ze als volledig geassembleerd product op voorraad komen te liggen in het magazijn van 3.000m². Juist door die eigen voorraad én eigen bezorging kan Nijwie flexibel zijn en snel leveren. Iets wat steeds belangrijker wordt in de meubelbranche.
“Vroeger was het normaal als de consument 8-10 weken moest wachten op levering van zijn meubels. Tegenwoordig moet het allemaal veel sneller. Meubels kunnen helemaal niet zo snel gemaakt worden, dus moeten we het op voorraad houden. Zo kunnen wij al binnen een paar dagen tot 2 weken leveren aan onze klanten, de dealers. Wij hebben het product in bulk op voorraad, zij hebben de ‘grijpvoorraad’ liggen. Dat is ons ideaalbeeld”, aldus Raymond.
Doordat het bedrijf de afgelopen jaren sterk groeide, stond de telefoon roodgloeiend met vragen over de voorraad. De website deed enkel dienst als digitale etalage en het Excel-bestand met voorraad en de boekhouding in Exact voldeden niet meer om alle klantvragen te beantwoorden. Als belangrijkste reden om over te stappen naar Logic4 vertelt Raymond: “Onze voorraad is één van onze sterkste punten, maar die verandert natuurlijk continu door inkoop en verkoop. De website was puur bedoeld als etalage om artikelen op te tonen. De telefoon ging de hele dag. Toen zijn we op zoek gegaan naar een software partner die ons kon helpen met een klantportaal waar dealers de voorraad en levertijd van artikelen kunnen zien.”
De keuze viel op het klantportaal en ERP systeem Logic4. “Al vrij snel nadat we waren overgestapt op Logic4 voelde het alsof we er al jaren mee werkten. Het is intern helemaal geaccepteerd. Niemand verlangt nog terug naar het vorige. Het voelt vertrouwd.”
De etalagefunctie van de website is nog steeds van toepassing voor Nijwie. “Potentiële klanten kijken eerst op de website naar ons aanbod. Zo krijgen we ook aanvragen voor samenwerking binnen. Het eerste wat nieuwe klanten nu aan ons vragen is een inlog voor het klantportaal, zodat ze direct onze prijzen en voorraad kunnen bekijken”, zegt Raymond.
Doordat het klantportaal volledig geïntegreerd is met het ERP systeem kan Nijwie haar klanten beter informeren. “De website wordt steeds meer gebruikt. Klanten zijn goed geïnformeerd en vinden het makkelijk dat ze gelijk hun bestelling kunnen inschieten via de website. Dat werkt een stuk beter en we hebben minder telefoonverkeer.”
Door deze werkwijze ging Nijwie in minder dan een jaar van 0 naar zo’n 5% orders via het klantportaal.
Lees alles over de voor- en nadelen van meerdere systemen en koppelingen vs. een alles-in-één systeem voor klantportaal en ERP.
Gratis whitepaper >Nijwie is al jaren een groeiend bedrijf, waarvan de laatste 3 tot 4 jaar erg hard gingen. Ze kregen onder andere een nieuwe bedrijfshal erbij, waardoor de capaciteit verdubbelde. Tegelijkertijd is geprobeerd om het personeelsbestand zo klein mogelijk te houden. Er werken nu 20 mensen.
Automatisering speelt daarbij een belangrijke rol volgens Raymond. “Door automatisering gaan alle handelingen sneller en kunnen we makkelijker groeien zonder veel extra mensen aan te nemen. In de oude situatie hadden we met het huidige personeelsbestand de hoeveelheid orders al niet meer aangekund. Omdat we nu alles administreren gaat het orders invoeren veel sneller. Ook de besparing op inkomende telefoontjes scheelt aanzienlijk.”
Door de komst van Logic4 heeft Nijwie ook haar werkwijze van orderpicking en voorraad reserveren aangepast. Hierover zegt Raymond: “Vroeger deden we veel handmatig. Voorheen printten we direct een pakbon, omdat we geen picklijst konden maken. Eigenlijk een verkeerde volgorde. Nu werken we met een picklijst en aparte pakbon, de ‘normale’ volgorde. De magazijnchef krijgt ’s avonds al de picklijst voor de volgende dag. Voor ons is dat een nieuwe werkwijze. Dat klopt allemaal beter.”
“Vroeger reserveerden we artikelen door een sticker met de klantnaam op de doos te plakken. Het werd gelijk geblokkeerd en stond in het magazijn te wachten tot de levering, ook als dat pas een tijd later was. Nu reserveren we op de toekomstige voorraad en houden we een vrije voorraad aan die nog direct verkocht kan worden. Daardoor heeft de planner meer vrijheid en hebben we beter overzicht van de orders die uitgeleverd kunnen worden. Zo kunnen we slimmer omgaan met de voorraad en levertijd. Met name in de planning en logistiek is die informatiestroom heel belangrijk.”
Orderadministratie, klanten informeren en inzicht in de voorraad zijn het belangrijkst voor Nijwie. Dat hebben ze nu allemaal staan. Wat zijn hun plannen voor de toekomst? “Qua software willen we nog gebruik gaan maken van locatiebeheer en barcode scanning. In het verkooptraject willen we ook gebruik gaan maken van het CRM systeem dat Logic4 ons biedt en stap voor stap verder professionaliseren en systematisch werken.”
“Wat betreft de organisatie zijn we in Nederland nog niet uitgegroeid en gaan we ons ook verder richten op export naar Frankrijk en Duitsland. Wij zijn heel sterk in de industriële stijl. Dat is een relatief jonge trend die in Nederland en Frankrijk snel is opgepikt. In Duitsland begint het nu pas aan te slaan, maar zien we een sterke groei. In de meubelbranche zijn nog veel bedrijven zonder webshop. Ook online valt dus nog veel te winnen.”
Ben je meubelleverancier en wil je meer weten over de mogelijkheden van een klantportaal van Logic4? Ben je nieuwsgierig naar de overige voordelen van een alles-in-één systeem? Of heb je een vraag voor Raymond? Laat het ons weten en we helpen je graag verder.
