Het Wierdense FP Collection heeft 12 medewerkers en is importeur van modern projectmeubilair, waaronder het Deense designmerk Magnus Olesen en gerenommeerde Italiaanse fabrikanten. De collectie bestaat uit stoelen, tafels, tafelonderstellen, barkrukken en verlichting. Hun producten geven vele kantoren, ontvangstruimtes, scholen, kantines, horecagelegenheden en particuliere woningen een luxe en duurzame aankleding.
In deze case vertelt Rob Biester, eigenaar van FP Collection, over zijn bedrijf en de overstap van meerdere systemen naar het ERP en webshop pakket van Logic4. “We zijn altijd gegroeid en willen dat vasthouden.”
Toen Rob en zijn broer Harry het bedrijf in 2005 overnamen bestond de collectie uit slechts een handjevol stoelen. Stapsgewijs is zowel de interne organisatie als de collectie uitgebouwd. “Destijds was er een foldertje van 6 pagina’s met 10 stoelen erin en was er een omzet van drie keer niks”, vertelt Rob. “Nu hebben we een mooie collectie die breed en diep is. Er zijn honderden modellen aan stoelen en tafelonderstellen, onze belangrijkste artikelgroepen. En daarbinnen weer heel veel varianten.” Een aanzienlijk deel van de collectie wordt exclusief door FP op de markt gebracht.
Door de aanhoudende groei was nieuwe software noodzakelijk. Rob vertelt: “Het belangrijkste probleem was dat we wijzigingen op 3 plekken moesten doorvoeren; de gedrukte prijslijst, het ordersysteem en de website. Het oude systeem had zijn beperkingen, zoals de koppeling met de website. We hebben meerdere partijen gesproken. Omdat we op termijn ook gaan werken met barcodescanners heb je zo 4 partijen om je heen hangen. Met alle risico’s van dien. Als iets niet werkt, dan zit je er altijd tussenin. Daarom is onze keuze gevallen op een alles-in-één pakket, waardoor we dus ook met één partij zakendoen. Dat is het voordeel bij Logic4.”
Alles in één, kan dat echt? Ontdek het zelf in de gratis whitepaper >
In de meubelbranche wordt nog veel gebruik gemaakt van de papieren catalogus. Ook FP Collection brengt ieder jaar een catalogus uit met inspiratie en sfeerbeelden. Rob licht toe: “Vier jaar geleden hebben we de catalogus een luxere uitstraling gegeven met geïntegreerde prijslijst en technische informatie. Dat stellen mensen op prijs. We zijn ervan overtuigd dat de catalogus nog wat toevoegt.”
Toch wilden ze ook de slag maken naar online. “Voorheen hadden we een website waarop slechts een aantal producten stonden. Ook de prijslijst hadden we niet eerder digitaal”, aldus Rob. “Nu hebben we ons volledige aanbod online staan. Dealers kunnen inloggen en daar de catalogus, prijslijsten, 3D bestanden en technische productinformatie vinden. De volgende stap is om onze dealers zoveel mogelijk online te laten bestellen. De markt verandert snel. Het zou mooi zijn als de catalogus over een aantal jaar niet meer nodig is omdat mensen volledig digitaal zijn.”
In het magazijn van ruim 3.000 vierkante meter liggen de honderden modellen uit hun catalogus op voorraad. “In de crisistijd ging iedereen zijn voorraad afbouwen, maar wij juist niet. Daardoor kunnen we snel leveren”, aldus Rob. “Bijna al onze artikelen bestaan uit stukslijst artikelen, zoals een frame, zitting, glijdertjes en stoffering. Veel producten liggen in componenten in het magazijn. Alle onderdelen moeten op het juiste moment ‘de machine’ door. Dat vraagt om aandacht en de juiste planning.”
Meer over samengestelde- en assemblage artikelen in Logic4 >
De meest gebruikte functie binnen Logic4 software is de orderverwerking en alles wat daar omheen hangt. “Alles begint met de artikelkaarten,” licht Rob toe, “daar wordt ook de website mee gevoed. Op jaarbasis verwerken we zo’n 4.000 orders. Soms met veel orderregels. Dus alle functies die om het orderproces hangen zijn voor ons belangrijk, maar ook de administratiemodule voor facturatie. Het pakket van Logic4 biedt meer informatie dan ons vorige pakket. Je kunt makkelijker dingen vinden, ook in lopende orders.”
Het magazijn profiteert eveneens veel van de nieuwe software. “Het systeem maakt het makkelijker dat alle producten – en zeker ook de losse onderdelen – in het magazijn van een sticker worden voorzien. Dat gaat automatisch bij het binnenboeken van producten. Vroeger deden we dat allemaal handmatig. Dat scheelt enorm veel tijd. Het is een enorme verbetering.”
De order is binnen! En nu? Zorg ervoor dat je processen zo goed mogelijk verlopen. Lees hoe je je magazijn op rolletjes krijgt!
Ontvang whitepaper >Zodra de stoelen en tafels geassembleerd zijn, moeten ze natuurlijk worden verzonden naar de klant. FP Collection doet dat zowel middels eigen bezorging als externe vervoerders, waarmee de software al een integratie had. “Van de producten die we hier assembleren is na montage geen verpakkingsmateriaal meer. Die producten vervoeren we zelf. Dan hoeft er geen dure doos meer omheen en beperken we het afval tot een minimum. Voor de producten die al kant en klaar in een doos zitten, zoals tafelonderstellen, werken we samen met externe vervoerders. Het voordeel van een eigen transportdienst is dat we veel flexibeler zijn en beter kunnen plannen als klanten een specifieke leverdatum en -tijd wensen. Die service bieden we graag.”
Verbeteringen die Logic4 heeft gebracht ten opzichte van hun vorige oplossing zijn:
Terugkijkend op de keuze voor Logic4 en de implementatie heeft Rob de volgende tip voor andere bedrijven: “Het is heel belangrijk om de basis van je artikelen voor elkaar te krijgen. De eerste inrichting van je artikelbestand is tijdrovend, het moet allemaal met elkaar kloppen. Maar dan heb je het ook helemaal klaar. Je moet je artikelbestand continu aandacht geven als je je website actueel wilt houden. Het is prachtig dat de website gevoed wordt vanuit het systeem. Als het eenmaal staat werkt het goed, ook voor de mensen die orders verwerken. Het is een heel afgekaderd geheel. Daarom moet de keuze wel voor lange tijd zijn.”
Wil jij net als FP Collection efficiënter werken in het magazijn en op kantoor? En je nooit meer zorgen hoeven maken over een lege webshop? Dan is het hoog tijd om kennis te maken met Logic4. Webshop en backoffice in één systeem. Altijd up-to-date. Vul het formulier in voor een gratis, persoonlijke demo waarin je kennismaakt met de mogelijkheden.
