Efficiënt ordermanagement

Er zijn Order Management Systemen op de markt die een beperkt deel van alle mogelijke functionaliteit bieden. In dat geval is een stabiele en realtime integratie met het PIM of WMS systeem nodig. Een ERP systeem bevat vaak al deze onderdelen, zodat integraties niet nodig zijn. Een professioneel OMS bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

De voordelen van een goed geïmplementeerd Order Management Systeem werken als een olievlek door in de hele organisatie. Verbeteringen op aparte onderdelen zorgen samen voor gestroomlijnde werkprocessen en een algeheel efficiëntere bedrijfsvoering.

1. Meer duidelijkheid
Een OMS dicht het gat tussen de verkoopmedewerkers ‘buiten de deur’, het magazijn en de backoffice. Jij en jouw medewerkers krijgen beter inzicht in de orderstromen die vanuit verschillende verkoopkanalen binnenkomen (balie/winkel/showroom, webshop, telefoon, verkopers, etc.) en wat dat doet met de voorraad. Het schept duidelijkheid over de status van verzendingen, zowel voor jezelf als voor de klant.

2.  Hogere efficiëntie
Er worden minder fulfillment fouten gemaakt, er raken geen orders meer kwijt en verzendingen lopen nog slechts zelden vertraging op. Met een OMS worden orders op tijd en volgens afspraak verzonden. Alle medewerkers kunnen doen waar ze goed in zijn, in plaats van zich bezig te moeten houden met het oplossen van fouten.

3. Betere klantrelaties
Alle gegevens van klanten en bestellingen staan in één centraal systeem. Retouren en terugbetalingen kunnen dus vlot afgehandeld worden. Bij voorkeur kan de klant zelf ook, via een inlogsysteem, zijn gegevens en bestellingen inzien. Mocht er toch eens iets mis gaan, of een klant heeft vragen, dan kun je hierop snel antwoord geven. Dat zorgt voor een verbeterde klantrelatie.

4. Hogere winstmarge
Doordat er efficiënter gewerkt wordt en minder kans op fouten is, zullen de gemiddelde orderkosten en voorraadkosten omlaag gaan. Het orderproces wordt winstgevender. Zo houd je, zonder hogere prijzen te vragen, onderaan de streep toch meer over.

Ordermanagement gaat niet alleen om processen. Het gaat ook om de mensen die bij iedere stap betrokken zijn, zoals de partners die helpen om de order te vervullen, en daaromheen in iedere fase de communicatie met de klant. Onderstaande afbeelding geeft je een visualisatie van het ordermanagementproces.

De realiteit is dat veel bedrijven nog steeds voor een groot deel vertrouwen op geprinte vellen papier om hun orderproces uit te voeren. Deze gaan door vele handen op verschillende afdelingen binnen de organisatie om zo uiteindelijk het product bij de klant te krijgen. Het behoeft niet veel uitleg dat hierin veel fout kan gaan: papieren raken kwijt, zijn slecht leesbaar, worden verkeerd overgetypt, etc.

Door de opkomst van e-commerce hebben consumenten veel hogere verwachtingen gekregen. Het is normaal dat iemand met een paar klikken online een bestelling doet en precies weet waar en wanneer het geleverd wordt tegen welke kosten. Deze verwachtingen slaan ook over naar groothandels, want zakelijke klanten verschillen niet zoveel van particuliere klanten als het gaat om het bestelproces. Dat moet gemakkelijk, geautomatiseerd en accuraat zijn. Als orderverwerking of opzoeken van de juiste informatie te veel tijd kost, ga je dit merken in de klanttevredenheid.

Klantbeoordelingen verzamelen, hoe pak je dat aan?

Ook in betaalmethoden lopen er allerlei mogelijkheden door elkaar. Een order kan direct afgerekend worden via PIN bij de kassa of iDeal in de webshop, maar ook door middel van achteraf betalen (bijv. via AfterPay in de webshop, of op factuurbasis). Lever je voornamelijk aan bedrijven, dan zijn er ook nog klantspecifieke prijslijsten en betalingscondities om rekening mee te houden. En wat te denken van internationale betaalmethoden?

Waar moet een goede Payment Service Provider aan voldoen?

Hebben jullie al een deel van het ordermanagementproces geautomatiseerd? Dat is goed. Maar dan nog ben je afhankelijk van handmatige exports en imports of van systemen die niet realtime data met elkaar kunnen uitwisselen. Hoe groter jouw bedrijf groeit, hoe complexer de stromen worden en hoe groter de knelpunten worden. Een centraal systeem dat productinformatie, orderpicking en facturatie samenbrengt is dan onmisbaar.

Je krijgt orders binnen via de telefoon, e-mail, aan de balie, in de showroom, via een wederverkoper en vanuit de webshop en andere online kanalen. Het gevaar dreigt dat al deze orders op een verschillende manier geregistreerd worden. Daarnaast gaan bestellingen door elkaar lopen en is het bij vragen totaal onduidelijk wat de juiste informatie is. Met al deze  verkoopkanalen is het extra belangrijk om een duidelijke workflow te gebruiken en informatie overal op dezelfde manier in te vullen. Maak daarover interne afspraken met elkaar.

Kijk naar de processen als onderdeel van het grote, geïntegreerde geheel. Alles heeft invloed op elkaar. Dat maakt het mogelijk om de juiste informatie te verzamelen en knelpunten op tijd te herkennen. Iets wat intern slechts een kleine hobbel lijkt, kan voor jouw klant een groot probleem vormen. Een product dat onverwachts niet op vrijdag geleverd wordt, maar pas de maandag erop, kan ervoor zorgen dat de planning van de klant in de soep loopt. Zorg er verder voor dat alle onderdelen (tot op zekere hoogte) geautomatiseerd zijn en dat de systemen met elkaar kunnen praten. Nog beter is een softwarepakket dat de volledige webshop, kassa, productinformatie, ordermanagement, logistiek, financiën en andere bedrijfsprocessen op één plek samenbrengt. Dit geeft inzicht in de hele ordercyclus, van het eerste contact met de klant tot aan levering en betaling. Naadloos en zonder vertraging

Wil je jouw ordermanagement beter onder controle krijgen? Dan ben je gebaat bij een krachtig ordermanagement systeem. Alles-in-één webshop en ERP brengt je orderverwerking processen naar het volgende niveau. Met Logic4 beheer je alles rondom voorraad, inkoop en verkoop via één centrale plek. Zo werk je veel sneller, gemakkelijker en efficiënter. Kom erachter hoe het werkt via een persoonlijke demo of vraag direct een vrijblijvende offerte aan!

Gratis Demo    Vrijblijvende offerte